Selectielijst staatkundige verhoudingen en samenwerking tussen de landen van het Koninkrijk der Nederlanden

De bij dit besluit gevoegde 'selectielijst voor de neerslag van de handelingen van de Minister van Nederlands-Antilliaanse en Arubaanse Zaken en de onder hem ressorterende actoren op het beleidsterrein staatkundige verhoudingen en samenwerking tussen de landen van het Koninkrijk der Nederlanden over de periode (1993) 1996-1997' en de daarbij behorende toelichting worden vastgesteld.

Archiefbescheiden kunnen verschillende functies vervullen. Overheidsorganen kunnen archiefbescheiden opmaken of gebruiken voor de bedrijfsvoering, om zichzelf te verantwoorden of een ander ter verantwoording te roepen en als bewijsmiddel.
Voor burgers is het belang van archiefbescheiden gelegen in het streven naar democratische controle (de burger moet de overheid ter verantwoording kunnen roepen), in de mogelijke functie van archiefbescheiden als bewijsmiddel en in het feit dat archiefbescheiden deel uitmaken van het cultureel erfgoed en voor historisch onderzoek van belang zijn.
Vanuit het bedrijfsvoerings- en verantwoordingsbelang van archiefbescheiden geredeneerd, kan elk archiefstuk vernietigd worden op het moment dat het voor het archiefvormend orgaan niet meer nuttig is. Het historisch belang van bepaalde bescheiden kan echter van blijvende aard zijn. Om dat belang te beschermen schrijft de Archiefwet 1995 aan de Nederlandse overheidsorganen voor dat zij archiefbescheiden slechts mogen vernietigen op grond van een officieel vastgestelde selectielijst. Het Archiefbesluit 1995 geeft uitvoerige regels om de zorgvuldigheid bij de totstandkoming van de lijsten te waarborgen.
Dit basisselectiedocument (BSD) is zo'n officiële selectielijst. Het heeft tot doel voor de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties als zorgdrager aan te geven of neerslag voortvloeiend uit handelingen zoals beschreven in het 'rapport institutioneel onderzoek' (RIO) Eenheid in verscheidenheid. Een institutioneel onderzoek naar actoren en handelingen op het terrein van staatkundige verhoudingen en samenwerking tussen de landen van het Koninkrijk der Nederlanden. Deel II. De periode 1996-1997 voor blijvende bewaring in aanmerking komt of vernietigd kan worden.
Onder neerslag wordt verstaan: alle gegevens voortvloeiend uit een handeling, onafhankelijk van de drager van die gegevens zoals papier, films, tapes of floppies.
Dit basisselectiedocument (BSD) vormt een aanvulling op het in 1998 vastgestelde BSD Basisselectiedocument beleidsterrein staatkundige verhoudingen en samenwerking tussen de landen van het Koninkrijk der Nederlanden vanaf 1954 (Stcrt. 1999/22). Een groot aantal handelingen van dit BSD is niet gestopt in 1995 maar loopt nog door. Bij deze handelingen is dan ook geen eindjaar vermeld. In de onderzochte periode 1996-1997 zijn geen handelingen van deze groep geëindigd. Deze handelingen staan niet in deze aanvulling. Bij de bewerking van de documentaire neerslag moet derhalve beide BSD's gebruikt worden.

Een basisselectiedocument kan niet los gezien worden van het daaraan ten grondslag liggende rapport institutioneel onderzoek (RIO). In een RIO wordt van een bepaald beleidsterrein de context beschreven samen met de handelingen van de actoren die binnen het beleidsterrein actief zijn. Een actor is een (overheids)orgaan dat verantwoordelijk is voor bepaalde handelingen. Alle handelingen van een bepaalde actor worden in het RIO beschreven in een logische samenhang met de handelingen van de andere actoren binnen het beleidsterrein.
De context en de logische samenhang bieden de mogelijkheid om tot een zo verantwoord mogelijke selectie van handelingen te komen.
In een BSD zijn de handelingen primair geordend op actor. Hierdoor staan alle handelingen van een actor op een bepaald beleidsterrein bij elkaar. Voor deze herordening is gekozen om voor organen bruikbare selectiedocumenten te kunnen maken.
Bij het samenstellen van dit BSD is gebruik gemaakt van het RIO nr. 29, Eenheid in verscheidenheid. Een institutioneel onderzoek naar actoren en handelingen op het terrein van staatkundige verhoudingen en samenwerking tussen de landen van het Koninkrijk der Nederlanden in de periode 1954-1995 (Den Haag 1996), het op dat RIO gebaseerde en in 1998 vastgestelde BSD Basisselectiedocument beleidsterrein staatkundige verhoudingen en samenwerking tussen de landen van het Koninkrijk der Nederlanden vanaf 1954 en het RIO Eenheid in verscheidenheid. Deel II. De periode 1996-1997.
Sommige handelingen in het RIO Eenheid in verscheidenheid, 1954-1995 en in het daarop gebaseerde en in 1998 vastgestelde BSD lopen nog door, dat wil zeggen dat de handelingen na 1995 nog steeds plaatsvinden.

De aanvulling op het BSD Basisselectiedocument beleidsterrein staatkundige verhoudingen en samenwerking tussen de landen van het Koninkrijk der Nederlanden vanaf 1954 behandelt de periode 1996-1997. In die jaren was de Minister voor Nederlands-Antilliaanse en Arubaanse Zaken de zorgdrager voor de neerslag van het handelen van het Kabinet voor Nederlands-Antilliaanse en Arubaanse Zaken. Met ingang van 1998 is dit Kabinet een onderdeel geworden van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Hierdoor is ook de zorgdrager veranderd. De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is nu verantwoordelijk voor het archiefbeheer en daarmee ook voor het laten opstellen en vaststellen van een BSD.
Het BSD geldt als de selectielijst zoals bedoeld in artikel 5, lid 1, van de Archiefwet 1995 (Stb. 276). De procedure tot vaststelling van een BSD is als volgt:
a. Het concept-BSD wordt besproken in het zogenaamde driehoeksoverleg. Deelnemers hieraan zijn vertegenwoordigers (deskundigen) van actoren op het beleidsterrein, een vertegenwoordiger namens de zorgdrager in verband met het archiefbeheer en een vertegenwoordiger namens de Rijksarchiefdienst. Tijdens dit overleg wordt rekening gehouden met het administratieve belang, het belang van de recht- en bewijszoekende burger en het historisch belang van de archiefbescheiden met betrekking tot het beleidsterrein.
b. Het concept-BSD wordt, tezamen met het verslag van het driehoeksoverleg, ter vaststelling ingediend bij de minister waaronder Cultuur ressorteert.
c. Het concept-BSD ligt gedurende een periode van 8 weken ter inzage.
d. De minister waaronder Cultuur ressorteert hoort de Raad voor Cultuur.
e. De minister waaronder Cultuur ressorteert en de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (voorheen minister voor Nederlands-Antilliaanse en Arubaanse Zaken) stellen het BSD vast.
f. De beschikking tot vaststelling van het BSD wordt gepubliceerd in de Staatscourant.

De hoofdlijnen van het handelen van de Nederlandse rijksoverheid op het beleidsterrein in kwestie zijn goed zichtbaar in de taken van het Kabinet voor Nederlands-Antilliaanse en Arubaanse Zaken (KabNA), het 'departement' van de verantwoordelijke minister.
Een eerste taak betreft de coördinatie (aan Nederlandse zijde) van de aangelegenheden die de Nederlandse Antillen en Aruba betreffen. Het gaat hier zowel om koninkrijkaangelegenheden (buitenlandse betrekkingen, defensie, het Nederlanderschap en het waarborgen van de fundamentele menselijke rechten en vrijheden, de rechtszekerheid en de deugdelijkheid van bestuur) die de Nederlandse Antillen en Aruba raken, als om andere, die de beide rijksdelen aangaan. De tweede taak van KabNA betreft de bevordering van de staatkundige verhoudingen tussen de landen van het Koninkrijk. Ten derde is KabNA belast met de verlening van hulp en bijstand aan de Nederlandse Antillen en Aruba.
De taken van KabNA vloeien direct voort uit het Statuut voor het Koninkrijk der Nederlanden (1954). Het Statuut is de hoogste regeling binnen het Koninkrijk waarin de gezamenlijke rechtsorde van de Koninkrijkslanden (sinds 1986: Nederland, de Nederlandse Antillen en Aruba) is vastgelegd.

PIVOT definieert een actor als een orgaan dat een rol speelt op een beleidsterrein en de bevoegdheid heeft tot het zelfstandig verrichten van handelingen op grond van attributie of delegatie.
De voornaamste actoren op het beleidsterrein zijn:
1. de minister voor Nederlands-Antilliaanse en Arubaanse Zaken;
2. interdepartementale en externe advies- en overlegorganen waarvan het voorzitterschap en/of het secretariaat bij ambtenaren van KabNA berust;
3. gemengde commissies, dat wil zeggen bestaande uit een Nederlandse, Nederlands-Antilliaanse en /of Arubaanse sectie, waarvan het secretariaat en/of het secretariaat van de Nederlandse sectie gevoerd worden door ambtenaren van KabNA;
4. andere vakministers die zich bezighouden met het beleid ten aanzien van de staatkundige verhoudingen en samenwerking in het Koninkrijk der Nederlanden, m.n. de ministers van Defensie, Financiën, Justitie;
5. interdepartementale advies- en overlegorganen waarin KabNA vertegenwoordigd is, maar waarvan het secretariaat bij een ander ministerie berust;
6. Nederlands-Antilliaanse en Arubaanse actoren, zoals de gevolmachtigde ministers, de vakministers en de gouverneurs als landsorgaan.
Dit BSD heeft betrekking op de handelingen van de eerste drie categorieën en geldt deels voor de vierde categorie, namelijk voor zover de betrokken minister specifiek handelingen verricht binnen de in het rapport aangegeven kaders van het beleidsterrein. De overige handelingen van de actoren uit categorie vier hebben betrekking op andere beleidsterreinen en zijn dus in andere RIO's en BSD's opgenomen. In deze aanvulling komen geen actoren van categorie vijf voor. De actoren van categorie zes vallen niet onder de Nederlandse archiefwetgeving.
Zoals gezegd in § 1.3 is thans de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties zorgdrager voor archieven van het voormalige Kabinet. Deze archieven omvatten niet alleen die van de voormalige minister van Nederlands-Antilliaanse en Arubaanse Zaken maar ook die van de commissies bedoeld onder categorie 2 en 3. De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is zorgdrager voor de archieven van alle in dit BSD genoemde commissies, aangezien deze alle onder één van deze categorieën vallen.

De selectie richt zich op de administratieve neerslag van het handelen van overheidsorganen die vallen onder de werking van de Archiefwet 1995 (Stb. 1995/276). De hoofddoelstelling van de selectie is een onderscheid te maken tussen archiefbescheiden die in aanmerking komen voor overbrenging (door het orgaan dat deze gegevens beheert) naar het Algemeen Rijksarchief en archiefbescheiden die op den duur door de zorgdrager kunnen worden vernietigd. Dit basisselectiedocument is opgesteld tegen de achtergrond van de selectiedoelstelling van de Rijksarchiefdienst/PIVOT: het mogelijk maken van de reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen. Deze doelstelling is verwoord door de minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur (WVC) bij de behandeling van de Archiefwet 1995 in de Tweede Kamer. Door het Convent van Rijksarchivarissen is deze doelstelling vertaald als het selecteren van handelingen van de overheid om bronnen voor de kennis van de Nederlandse samenleving en cultuur veilig te stellen voor blijvende bewaring.

Selecteren is het aanmerken van de neerslag van een handeling voor bewaren of vernietigen.
Als de neerslag aangewezen wordt ter bewaring, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, voor eeuwig bewaard moet worden. De bewaarplaats waar deze neerslag na het verlopen van de wettelijke overbrengingstermijn van twintig jaar moet worden overgebracht, is het Algemeen Rijksarchief. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een B (van bewaren).
Als de neerslag van een handeling wordt aangewezen ter vernietiging, wil dat zeggen dat deze neerslag, ongeacht de vorm waaruit zij bestaat, na verloop van de in het BSD vastgestelde termijn kan worden vernietigd. De vernietigingstermijn is een minimumeis: stukken mogen niet eerder dan na het verstrijken van die termijn worden vernietigd door de voor het beheer verantwoordelijke dienst. De duur van de vernietigingstermijn wordt bepaald door de administratieve belangen en de belangen van de burgers, enerzijds ten behoeve van het adequaat uitvoeren van de overheidsadministratie en de verantwoordingsplicht van de overheid en anderzijds voor de recht- en bewijszoekende burger. Bij de handeling in dit BSD staat in dit geval bij waardering een V (van vernietigen).
Het aanwijzen van handelingen waarvan de neerslag bewaard moet blijven gebeurt op grond van criteria die tot stand zijn gekomen in overleg tussen zorgdrager en Rijksarchiefdienst.
De gehanteerde algemene selectiecriteria zijn:

Op 15 september 1999 is het ontwerp-BSD door de Directeur Informatievoorziening van het Ministerie van BZK aan de Staatssecretaris van OC&W aangeboden, waarna deze het ter advisering heeft ingediend bij de Raad voor Cultuur (RvC). Van het gevoerde driehoeksoverleg over de waarderingen van de handelingen is een verslag gemaakt, dat tegelijk met het ontwerp-BSD naar de RvC is verstuurd. Vanaf 28 september 1999 lag de selectielijst gedurende acht weken ter publieke inzage bij de informatiebalie in de studiezaal van het Algemeen Rijksarchief evenals in de bibliotheken van het Ministerie van BZK, het Ministerie van OC&W en de rijksarchieven in de provincie, hetgeen was aangekondigd in de Staatscourant nr. 185 van 27 september 1999.
Tijdens het driehoeksoverleg was, op voordracht van de Archiefcommissie van het Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap, ook een deskundige op het beleidsterrein aanwezig. Van andere (historische) organisaties of individuele burgers is geen commentaar ontvangen.
In de vergadering d.d. 7 december 1999 van de Bijzondere Commissie Archieven van de RvC is het ontwerp-BSD behandeld, waarbij ook het verslag van het driehoeksoverleg bij de voorbereiding van het advies is meegenomen.
Op 25 februari 2000 bracht de RvC advies uit (arc-99.1668/9), hetwelk geen aanleiding heeft gegeven tot wijziging van de ontwerp-selectielijst.

Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Toelichting: Hieronder valt tevens het uitbrengen van verslag over beleid op hoofdlijnen aan andere actoren of ter publicatie.

Toelichting: Hieronder wordt verstaan het instellen, wijzigen of opheffen van organen, organisaties of onderdelen daarvan.

Toelichting: Onder beleidsuitvoering wordt verstaan het toepassen van instrumenten om de gekozen doeleinden te bereiken.

Toelichting: Bijvoorbeeld in het geval de ministeriële verantwoordelijkheid is opgeheven en/of wanneer er sprake is van oorlogstoestand, staat van beleg of toepassing van noodwetgeving.