Reglement Kwaliteitsinstituut Wbtv

In dit reglement wordt verstaan onder:
a. minister: de minister van Veiligheid en Justitie;
b. Bureau Wbtv: het Bureau Wet beëdigde tolken en vertalers van de Raad voor Rechtsbijstand;
c. Raad: de Raad voor Rechtsbijstand;
d. wet: de Wet beëdigde tolken en vertalers;
e. Kwaliteitsinstituut: het Kwaliteitsinstituut Wet beëdigde tolken en vertalers.

1. Het Kwaliteitsinstituut heeft tot taak de minister en/of de Raad gevraagd en ongevraagd te adviseren over beleid en activiteiten die bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen van de Wbtv.
2. Naar aanleiding van zijn bevindingen brengt het Kwaliteitsinstituut per onderwerp schriftelijk advies uit. De adviezen worden ondertekend door de voorzitter, gericht aan Bureau Wbtv en gepubliceerd op de internetsite van Bureau Wbtv.

1. Het Kwaliteitsinstituut stelt in samenspraak met de Raad een rooster van aan- en aftreden op dat de continuïteit van de samenstelling zo goed mogelijk waarborgt. Uitgangspunten zijn dat:
– jaarlijks circa een vierde deel van de leden aan- en aftreedt;
– de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter niet in hetzelfde jaar aftreden;
– de tolk- en vertaalleden niet in hetzelfde jaar aan- en aftreden.
Zodra er een vacature voor een lid van het Kwaliteitsinstituut ontstaat, stelt de Raad in samenspraak met de voorzitter een profiel op. De Raad maakt de vacature bekend via zijn nieuwsbrief, op zijn internetsite en eventueel via andere relevante kanalen.
Het Kwaliteitsinstituut kan de voorzitter of een lid aanwijzen om de Raad te ondersteunen bij het selecteren van kandidaat-leden.
2. Het Kwaliteitsinstituut bestaat in elk geval uit:
– twee tolken en twee vertalers;
– een vertegenwoordiger van de magistratuur;
– een vertegenwoordiger van de tolk- en vertaalopleidingen;
– een vertegenwoordiger van de wetenschap;
– een deskundige uit de sfeer van het strafrecht;
– een deskundige uit de sfeer van het asielrecht.
De Raad kan het Kwaliteitsinstituut aanvullen met andere deskundigen indien ontwikkelingen rond de uitvoering van de Wbtv daartoe aanleiding geven.

De leden van het Kwaliteitsinstituut voldoen in elk geval aan de volgende criteria:
– een grote mate van deskundigheid;
– betrokkenheid;
– de bereidheid om een bijdrage te leveren aan het realiseren van doelstellingen van de Wet beëdigde tolken en vertalers;
– een objectieve en onafhankelijke opstelling.

1. Uiterlijk op de laatste vergadering van een kalenderjaar stelt het Kwaliteitsinstituut, mede op basis van het meerjarenbeleidsplan van de Raad, een lijst met onderwerpen vast die in het volgende kalenderjaar worden behandeld. Waar mogelijk wordt hieraan ook een globale planning gekoppeld.
2. Voorafgaand aan elke vergadering stelt de Raad een conceptagenda op in overleg met de voorzitter en stuurt deze, voorzien van bijbehorende documenten, aan de leden. De leden kunnen voorafgaand aan of tijdens een bijeenkomst aanvullende onderwerpen voordragen.
Aan het begin van elke vergadering stelt het Kwaliteitsinstituut de agenda definitief vast.
3. In het jaarverslag van de Raad wordt verslag gedaan van de activiteiten van het Kwaliteitsinstituut.

1. Indien over een onderwerp wordt gestemd, vindt besluitvorming plaats bij meerderheid van stemmen door de aanwezige leden. Bij het staken van de stemmen, is de stem van de (plaatsvervangend) voorzitter bepalend.
Besluitvorming is slechts mogelijk indien ten minste de helft van de benoemde leden aanwezig is. Stemmen bij volmacht is niet mogelijk.
2. Het Kwaliteitsinstituut kan externe instanties en deskundigen horen, raadplegen of inschakelen om tot een advies te komen. Indien daaraan kosten zijn verbonden, dient het Kwaliteitsinstituut daarover een verzoek in bij de manager van Bureau Wbtv.

1. De Raad plant uiterlijk 1 december van elk kalenderjaar in overleg met de leden minimaal vier bijeenkomsten voor het daarop volgende kalenderjaar.
De leden worden hierover tijdig geïnformeerd en ontvangen daarnaast voor elke vergadering een uitnodiging. Indien zij verhinderd zijn, kunnen zij schriftelijk input leveren op basis van de voorliggende stukken.
2. Ter vergadering liggen concrete adviesaanvragen en/of tekstvoorstellen voor een onderzoek, standpunt, advies of correspondentie voor.
3. Het Kwaliteitsinstituut kan uit zijn midden een werkgroep instellen die een bepaald onderwerp nader onderzoekt. Ook kan het deskundigen of stakeholders raadplegen tijdens de totstandkoming van een advies. Voor zover aan deze activiteiten kosten verbonden zijn, is daarvoor instemming van de Raad nodig.

1. De Raad voorziet in de ambtelijke ondersteuning van het Kwaliteitsinstituut. Hij stelt een ondersteunende medewerker beschikbaar met de volgende taken:
– het opstellen van de jaaragenda;
– het plannen van de bijeenkomsten;
– het opstellen van de agenda per bijeenkomst;
– het verzorgen van een presentielijst per bijeenkomst;
– het opstellen van tekstvoorstellen op basis van bespreking door of besluitvorming in een werkgroep en/of Kwaliteitsinstituut;
– de verslaglegging van de bijeenkomsten;
– het zorgen voor ondertekening van de definitieve adviezen door de voorzitter en de communicatie over activiteiten en adviezen van het Kwaliteitsinstituut;
– de archivering van verslagen, adviezen, post en andere relevante documentatie;
– de administratieve afwikkeling van vacatie- en reiskosten.

De leden kunnen de Raad eenmaal per jaar verzoeken om tegemoetkoming in de kosten van een cursus, symposium of studiedag bijwonen in Nederland, indien het onderwerp aansluit bij de werkzaamheden van het Kwaliteitsinstituut.

Als er door de Raad of de Minister een besluit is genomen naar aanleiding van het advies van het Kwaliteitsinstituut, dan zal het secretariaat het besluit per e-mail sturen naar de leden van het Kwaliteitsinstituut. Indien het besluit afwijkt van het advies, wordt dit gemotiveerd teruggekoppeld aan het Kwaliteitsinstituut.

Dit reglement kan worden aangehaald als het Reglement Kwaliteitsinstituut Wbtv.