Klachtenregeling Kiesraad

In deze regeling wordt verstaan onder:
a. Kiesraad: het bestuursorgaan als bedoeld in artikel A 1 en A 2 van de Kieswet;
b. medewerker van de Kiesraad: alle medewerkers ressorterend onder de secretaris-directeur van de Kiesraad;
c. klacht: een schriftelijke of mondelinge uiting van ongenoegen over de wijze waarop (een medewerker van) de Kiesraad zich in een bepaalde aangelegenheid heeft gedragen;
d. betrokkene: degene op wiens handelen of nalaten de klacht betrekking heeft;
e. klager: degene die over een gedraging van (een medewerker van) de Kiesraad een klacht indient bij de Kiesraad.

1. Een ieder heeft het recht om over de wijze waarop de Kiesraad zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem heeft gedragen, bij de Kiesraad een klacht in te dienen.
2. Een gedraging van een medewerker van de Kiesraad wordt aangemerkt als een gedraging van de Kiesraad, voor zover deze gedraging aan de Kiesraad kan worden toegerekend.
3. Klachten kunnen zowel mondeling als schriftelijk worden ingediend.
4. De Kiesraad draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten over zijn gedragingen.
5. Indien een schriftelijke klacht betrekking heeft op een gedraging jegens de klager en voldoet aan de vereisten van artikel 4, eerste lid, zijn de artikelen 5 tot en met 13 van toepassing.

1. In iedere fase van de klachtbehandeling kan de Kiesraad nagaan of de klager door middel van een informele afhandeling van zijn klacht tevreden gesteld kan worden.
2. Zodra de Kiesraad naar tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot het verder toepassen van deze regeling. De klager ontvangt in dat geval een schriftelijke kennisgeving van de afsluiting van de procedure.

1. Een klaagschrift moet worden ondertekend en dient ten minste te bevatten:
a. de naam en het adres van de indiener;
b. de dagtekening;
c. een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht en het tijdstip van de gedraging.
2. Klaagschriften die niet gedagtekend zijn, worden geacht gedagtekend te zijn op de dag van ontvangst.

1. De klager en de betrokkene kunnen zich voor eigen rekening door een gemachtigde laten bijstaan of laten vertegenwoordigen.
2. De Kiesraad kan van een gemachtigde een schriftelijke machtiging verlangen.

1. De Kiesraad bevestigt de ontvangst van het klaagschrift schriftelijk onder mededeling van de datum van ontvangst van het klaagschrift en onder toezending van een afschrift van deze regeling.
2. De Kiesraad zendt een klaagschrift tot behandeling waarvan kennelijk een andere instantie bevoegd is, zo mogelijk onverwijld naar die instantie door onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de klager.
3. De Kiesraad zendt een klaagschrift dat niet voor hem bestemd is en dat ook niet wordt doorgezonden, zo spoedig mogelijk terug naar de klager.
4. De betrokkene ontvangt een afschrift van de klacht, de ontvangstbevestiging en de daarbij behorende stukken.
5. De Kiesraad kan besluiten het klaagschrift dat niet voldoet aan artikel 4, eerste lid, niet te behandelen, mits de indiener in de gelegenheid is gesteld het klaagschrift binnen een door de Kiesraad te stellen termijn aan te vullen.
6. De Kiesraad registreert en administreert binnengekomen klaagschriften en zorgt voor een goede voortgangscontrole.

1. De Kiesraad is niet verplicht de klacht te behandelen indien zij betrekking heeft op een gedraging:
a. waarover reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van deze klachtenregeling is afgedaan;
b. die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;
c. waartegen door de klager bezwaar gemaakt had kunnen worden;
d. waartegen door de klager beroep kan worden ingesteld, tenzij die gedraging bestaat uit het niet tijdig nemen van een besluit, of beroep kon worden ingesteld;
e. die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan een administratieve rechter onderworpen is, dan wel onderworpen is geweest of,
f. zolang ter zake daarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en ter zake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is.
2. De Kiesraad is niet verplicht de klacht te behandelen, indien het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is.
3. Van het niet in behandeling nemen van de klacht stelt de Kiesraad de klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk en gemotiveerd in kennis. In de kennisgeving wordt vermeld waarom de klacht niet in behandeling is genomen.

1. De Kiesraad stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft in de gelegenheid te worden gehoord.
2. Van het horen van de klager kan worden afgezien, indien de klacht kennelijk ongegrond is dan wel indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.
3. Van het horen van betrokkene kan worden afgezien, indien de klacht niet in behandeling wordt genomen, indien de klacht kennelijk ongegrond is of indien betrokkene heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.
4. Van het horen wordt een verslag opgesteld.

1. De Kiesraad handelt de klacht binnen zes weken of, -indien aan het bepaalde in artikel 12, eerste lid toepassing wordt gegeven- binnen tien weken na de ontvangst van het klaagschrift af.
2. De Kiesraad kan de behandeling voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, onder vermelding van de reden van verdaging en de nieuwe termijn waarbinnen de afhandeling van de klacht naar verwachting zal kunnen plaatsvinden.
3. Wanneer de klacht een specifiek lid van de Kiesraad betreft, neemt dit lid niet aan de besluitvorming inzake de klacht en de op de klacht betrekking hebbende beraadslagingen deel.

1. De Kiesraad stelt de klager en de betrokkene schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht alsmede van de eventuele conclusies die hij daaraan verbindt.
2. Indien een gegrond verklaarde klacht betrekking heeft op het niet (tijdig) nemen van een besluit of het anderszins nalaten om te handelen inhoudt, meldt de Kiesraad de klager binnen welke termijn het besluit alsnog wordt genomen of de nagelaten handeling alsnog wordt verricht, voor zover de Kieswet en het daaraan ten grondslag liggende stelsel zich hiertegen niet verzet.
3. In de kennisgeving bedoeld in het eerste lid, wordt de klager gewezen op de mogelijkheid om binnen een jaar na de datum van klachtafhandeling een klacht in te dienen bij de Nationale ombudsman.

De Kiesraad draagt zorg voor registratie van de bij hem ingediende schriftelijke klachten. De geregistreerde klachten worden naar aantal en soort gepubliceerd in het jaarverslag van de Kiesraad.

1. In bijzondere gevallen kan de Kiesraad een onafhankelijke klachtadviescommissie om advies vragen over een ingekomen klacht. In dat geval zijn de artikelen 12 en 13 van deze regeling van toepassing.
2. De Kiesraad benoemt de voorzitter, de secretaris en de overige leden van de klachtadviescommissie, alsmede hun plaatsvervangers.
3. Betrokkene maakt geen deel uit van de klachtadviescommissie.
4. De Kiesraad kan de klachtadviescommissie alleen algemene aanwijzingen geven.

1. Zodra de Kiesraad besluit de klachtadviescommissie in te schakelen deelt het bestuur de klager en de betrokkene mee dat de klachtadviescommissie met de advisering over de klacht is belast.
2. Het horen geschiedt door de klachtadviescommissie.
3. De klachtadviescommissie kan het horen aan de voorzitter of een lid opdragen.
4. De klachtadviescommissie beslist over de toepassing van artikel 8, tweede lid.
5. De klachtadviescommissie zendt een rapport van bevindingen, vergezeld van het advies en eventuele aanbevelingen, aan de Kiesraad.
6. Het rapport bevat het verslag van het horen.

1. Deze regeling kan worden aangehaald als klachtenregeling Kiesraad.
2. Zij wordt gepubliceerd in de Staatscourant en is tevens te raadplegen op www.kiesraad.nl.
3. De regeling treedt in werking met ingang van de tweede dag na dagtekening van de Staatscourant waarin deze wordt geplaatst.