Huishoudelijk reglement van het Nederlands Fonds voor de Film

In dit reglement wordt verstaan onder:
a. Beleidskader: het beleidskader voor de Stichting Nederlands Fonds voor de Film, vastgesteld door de Minister of Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;
b. Bestuur: het bestuur als bedoeld in artikel 1 sub a van de statuten;
c. Bezwaarcommissie: een commissie als bedoeld in artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht;
d. Fonds: Stichting Nederlands Fonds voor de Film;
e. Minister: de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;
f. Personeelsvertegenwoordiging: medezeggenschapsorgaan dat werknemers vertegenwoordigt in het overleg met het bestuur;
g. Raad van toezicht: de raad van toezicht als bedoeld in artikel 1 sub c van de statuten;
h. Reglement: het Huishoudelijk reglement van het Fonds;
i. Statuten: de statuten van de Stichting Nederlands Fonds voor de Film zoals die luiden per 14 september 2015;
j. Wet: De Wet op het specifiek cultuurbeleid van 11 maart 1993, Stb, 1993, 193 in werking getreden 16 april 1993.

Het Fonds kent:
a. een bestuur;
b. een raad van toezicht;
c. een fondsbureau;
d. filmconsulenten;
e. (ad hoc) adviseurs;
f. een bezwaarcommissie

1. Het Fonds wordt bestuurd door het bestuur, bestaande uit een door de raad van toezicht vast te stellen aantal van tenminste één en ten hoogste twee natuurlijke personen.
2. Indien het bestuur uit één lid bestaat is dit lid van het bestuur belast met het besturen en vertegenwoordigen van het Fonds.
3. Een lid van het bestuur wordt door de Minister benoemd voor een periode van vijf jaar met één mogelijkheid tot verlenging met nog eens maximaal vijf jaar.
4. Ieder lid van het bestuur is gerechtigd tot het uitbrengen van één stem.
5. Indien het bestuur uit twee leden bestaat, zullen zij met goedkeuring van de raad van toezicht een taakverdeling vaststellen welke schriftelijk in een bestuursreglement wordt vastgelegd.
6. In geval van ontstentenis of belet van een lid van het bestuur, zal het overgebleven lid van het bestuur met het gehele bestuur zijn belast.
7. In geval van ontstentenis of belet van alle leden of van het enige lid van het bestuur berust het bestuur tijdelijk bij de raad van toezicht. Indien het aantal leden van het bestuur daalt onder het door de raad van toezicht vast te stellen aantal, is de raad van toezicht verplicht zo spoedig mogelijk in de vacatures te voorzien.
8. De vergaderingen van het bestuur zijn niet openbaar. Al hetgeen daarin besproken en vastgelegd wordt is strikt vertrouwelijk.
9. Het bestuur onderhoudt de contacten met de personeelsvertegenwoordiging.
10. De raad van toezicht voert jaarlijks een functioneringsgesprek met de leden van het bestuur.
11. In alle gevallen waarin het Reglement en eventuele overige reglementen van het Fonds niet voorzien, beslist het bestuur.
12. Leden van het bestuur doen aan de raad van toezicht opgave van al hun nevenfuncties, waaronder bestuursfuncties, commissariaten en adviseurschappen.
13. De functie van lid van het bestuur is, behoudens ontheffing door de raad van toezicht, onverenigbaar met de functie van directeur dan wel bestuurder of het lidmaatschap van een raad van toezicht van instellingen in de filmwereld, met uitzondering van die functies die het bestuur qualitate qua bekleedt.

1. Een lid van de raad van toezicht wordt door de Minister benoemd voor een periode van vier jaar met één mogelijkheid tot verlenging met nog eens vier jaar.
2. De raad van toezicht draagt zorg voor een jaarlijkse (zelf) evaluatie van zijn eigen functioneren, zowel onderling als ten opzichte van het bestuur.
3. De vergaderingen van de raad van toezicht zijn niet openbaar. Al hetgeen daarin besproken en vastgelegd, wordt is strikt vertrouwelijk.
4. Ieder lid van de raad van toezicht heeft één stem.
5. De leden van de raad van toezicht bevorderen zoveel mogelijk dat de besluiten bij unanimiteit worden genomen.
6. Indien unanimiteit niet haalbaar blijkt en de wet, de statuten van de stichting of dit Reglement geen grotere meerderheid voorschrijven, worden besluiten van de raad van toezicht genomen bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Bij staking van stemmen wordt de besluitvorming opgeschort, tenzij dit naar het oordeel van de voorzitter niet in het belang van het Fonds is. In dat geval is de stem van de voorzitter doorslaggevend. De raad van toezicht kan slechts besluiten nemen indien een meerderheid van de in functie zijnde leden van de raad van toezicht aanwezig of vertegenwoordigd is.
7. Leden van de raad van toezicht genieten per vergadering een door het bestuur, met goedkeuring van de raad van toezicht, vast te stellen vacatiegeld en een vergoeding van de reis- en verblijfskosten.
8. Leden van de raad van toezicht doen opgave van hun functies en nevenfuncties aan de raad van toezicht en het bestuur.
9. Leden van de raad van toezicht kunnen, behoudens ontheffing door de Minister, geen directeur of bestuurder zijn van of het lidmaatschap van een toezichthoudend orgaan bekleden van een instelling die eenzelfde of een gelijksoortig doel heeft als het Fonds.

1. Het fondsbureau bestaat uit hoofden van subsidieprogramma’s, (project)managers, medewerkers van het subsidiebureau en overige medewerkers van het Fonds.
2. Hoofden van subsidieprogramma’s met een artistiek inhoudelijk mandaat worden als aanspreekpunt voor het veld binnen hun specifieke subsidieprogramma door het bestuur aangesteld voor een periode van vijf jaar met één mogelijkheid tot verlenging met nog eens maximaal vijf jaar. Hiermee wordt voorkomen dat de betreffende functionaris een te grote invloed heeft, dan wel krijgt, op de in Nederland te produceren films. Dit beleid is door de Minister goedgekeurd.
3. Hoofden van subsidieprogramma’s beschikken over relevante praktijkervaring in de Nederlandse film-/AV sector, hebben brede kennis van nationale en/of internationale ontwikkelingen binnen hun specifieke aandachtsgebied, en hebben beleidsmatig overzicht.
4. Hoofden van subsidieprogramma’s hebben in ieder geval tot taak:
– In hun specifieke aandachtsgebied contact met het veld en met samenwerkingspartners te onderhouden;
– het beheer en behoud van de consistentie in de uitvoering van de deelreglementen met betrekking tot hun specifieke subsidieprogramma;
– toe te zien op een zorgvuldige analyse waarin de subsidieaanvraag wordt getoetst aan de subsidiereglementen en beleidskaders van het Fonds;
– het beheer van de subsidierelaties;
– het bestuur te adviseren binnen hun specifieke aandachtsgebied en over het algehele beleid van het Fonds.
5. Het subsidiebureau is belast met het proces van subsidieverlening, draagt zorg voor een zorgvuldige afhandeling van ingediende subsidieaanvragen en adviseert het bestuur over de productionele, financiële en zakelijke kwaliteit van subsidieaanvragen.
6. De overige medewerkers van het Fonds ondersteunen en adviseren het bestuur in de bedrijfsvoering, beleid en communicatie. Eén medewerker kan door het bestuur benoemd worden als adjunct-directeur en is als zodanig zakelijk en organisatorisch eindverantwoordelijk voor het functioneren van het Fonds.

1. Filmconsulenten worden door het bestuur aangesteld als adviseur voor een periode van ten hoogste vijf jaar, met de mogelijkheid tot een beperkte verlenging in het kader van overdracht aan een opvolger. Hiermee wordt voorkomen dat de betreffende filmconsulent een te grote invloed heeft, dan wel krijgt, op de in Nederland te produceren films. Dit beleid is door de Minister goedgekeurd.
2. Filmconsulenten beschikken over de benodigde specifieke kennis en ervaring om hun taak als filmconsulent naar behoren uit te kunnen voeren.
3. Filmconsulenten hebben in ieder geval tot taak:
– subsidieaanvragen te voorzien van een advies aan het bestuur waarin de aanvraag wordt getoetst aan de subsidiereglementen en het beleidskader van het Fonds;
– contact te onderhouden met de aanvragers;
– de voortgang van geselecteerde filmplannen te volgen;
– te adviseren over beleidsontwikkelingen binnen het specifieke aandachtsgebied.
4. Het bestuur kan nadere regels stellen inzake de taak en werkwijze van filmconsulenten.

1. Het bestuur kan (ad hoc) adviseurs benoemen op grond van hun specifieke kennis en ervaring.
2. (Ad hoc) benoemde adviseurs hebben als taak advies uit te brengen over de aan hen voorgelegde subsidieaanvragen met inachtneming van de subsidiereglementen en beleidskaders van het Fonds.
3. (Ad hoc) benoemde adviseurs worden voor ten hoogste één jaar benoemd en de benoeming kan achtereenvolgens opnieuw telkens voor ten hoogste één jaar worden verlengd. Een (ad hoc) adviseur kan voor een periode van ten hoogste vier jaar aaneensluitend (her)benoemd worden.
4. Het bestuur kan een (ad hoc) adviseur tussentijds van zijn/haar functie ontheffen.
5. (Ad hoc) benoemde adviseurs genieten een door het bestuur nader vast te stellen vacatie- en reisvergoeding.
6. (Ad hoc) benoemde adviseurs melden vóór hun aanstelling als adviseur hun functies en nevenfuncties schriftelijk aan het bestuur en doen er tijdens hun aanstelling als adviseur onverwijld mededeling van indien hier een wijziging in optreedt.
7. Het Fonds maakt melding van de functies en nevenfuncties van (ad hoc) adviseurs op de website.
8. Indien er bij de beoordeling van filmplannen kwesties aan de orde komen, waarbij een (ad hoc) benoemde adviseur een middellijk of onmiddellijk eigen belang heeft, of kan hebben, doet deze hier onmiddellijk mededeling van bij het bestuur. De (ad hoc) benoemde adviseur onthoudt zich van de voorbereiding en totstandkoming van het advies over de betrokken filmplannen.

1. Werknemers van het Fonds vervullen geen nevenfuncties die strijdig zijn of kunnen zijn met het belang van het Fonds.
2. Nevenfuncties kunnen slechts worden aanvaard na schriftelijke toestemming van het bestuur.
3. Werknemers onthouden zich van het in verband met de vervulling van hun functie bedingen of aannemen van geschenken, beloningen, tegemoetkomingen, provisies of vergoedingen in welke vorm dan ook. Het voorgaande geldt niet voor zover het gebruikelijke relatiegeschenken van geringe waarde (tot € 25,–) betreft, en de ontvangst daarvan bij het bestuur wordt gemeld.
4. Een werknemer van het Fonds is zowel tijdens als na beëindiging van de arbeidsovereenkomst verplicht tot geheimhouding omtrent alle bedrijfsaangelegenheden die hem ter kennis zijn gekomen.
5. Het bestuur draagt er zorg voor dat werknemers zonder gevaar voor hun rechtspositie melding kunnen doen van (vermeende) onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard in relatie tot het Fonds.
6. Het bestuur draagt er zorg voor dat in het kader van kwaliteitszorg voorzieningen getroffen worden waardoor personen en instellingen die met het Fonds in aanraking komen in de gelegenheid worden gesteld om voorstellen te doen ter verbetering van de werkwijzen en procedures. In het jaarverslag wordt hier melding van gemaakt.
7. Indien er bij de beoordeling van filmplannen kwesties aan de orde komen, waarbij een medewerker een middellijk of onmiddellijk eigen belang heeft of kan hebben doet deze hier onmiddellijk mededeling van aan het bestuur. De betrokken medewerker onthoudt zich van de voorbereiding en totstandkoming van het advies omtrent de betrokken filmplannen.
8. Werknemers van het Fonds zijn verplicht aan derden geen mededelingen te doen over de inhoud van de beraadslaging met betrekking tot ingediende subsidieaanvragen, over de (uitkomsten van) de behandeling van subsidieaanvragen en over de inhoud van adviezen. Al hetgeen in verband hiermee besproken en/of vastgelegd wordt is strikt vertrouwelijk en mag slechts ter kennis van derden worden gebracht na schriftelijke toestemming van het bestuur.
9. Werknemers van het Fonds leggen in overeenstemming met de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren bij indiensttreding een door het Fonds vastgestelde eed / verklaring omtrent integriteit af.
10. Het Fonds onderschrijft de Gedragscode Cultuurfondsen.

1. Het bestuur besluit over bij het Fonds ingediende subsidieaanvragen met inachtneming van het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht, het Algemeen Reglement en de hierop gebaseerde Deelreglementen.
2. Het bestuur stelt een werkwijze op aan de hand waarvan subsidieaanvragen worden beoordeeld.
3. Het bestuur toetst of het advies en de analyse over een subsidieaanvraag zorgvuldig tot stand is gekomen. Daarbij toetst het bestuur het advies integraal aan de subsidiereglementen en aan beleidskaders en financiële uitgangspunten.
4. Het besluit tot toekenning of afwijzing van een subsidieaanvraag omvat in ieder geval:
– feitelijke informatie over de aanvraag;
– indien de subsidieaanvraag is voorgelegd voor advies, de namen van diegenen die advies hebben uitgebracht en hun gemotiveerde overwegingen;
– de gemotiveerde overwegingen van het bestuur.
5. Een overzicht van de gehonoreerde subsidieaanvragen wordt geplaatst op de website van het Fonds.

1. Bezwaarschriften kunnen worden behandeld door een door het bestuur in te stellen bezwaarcommissie.
2. Het secretariaat van de bezwaarcommissie wordt verzorgd door een functionaris van het Fonds.
3. De bezwaarcommissie bestaat uit minimaal drie en maximaal zes leden. De voorzitter, de plaatsvervangend voorzitter en de overige leden van de bezwaarcommissie worden door het bestuur in functie benoemd.
4. Leden van de bezwaarcommissie maken geen deel uit van en zijn niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van het Fonds.
5. Leden van de bezwaarcommissie worden door het bestuur benoemd voor ten hoogste twee jaar met de mogelijkheid tot herbenoeming van maximaal drie termijnen van ten hoogste twee jaar.
6. Leden van de bezwaarcommissie genieten per vergadering een door het bestuur, met goedkeuring van de raad van toezicht, vast te stellen vacatiegeld en vergoeding van de reis- en verblijfskosten.
7. Leden van de bezwaarcommissie nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift dat betrekking heeft op een aangelegenheid waarbij zij op enigerlei wijze direct of indirect persoonlijk zijn betrokken.
8. Het bestuur van het Fonds neemt het besluit op een bezwaarschrift met inachtneming van het advies van de bezwaarcommissie.
9. Het bestuur kan een reglement omtrent de werkwijze van de bezwaarcommissie vaststellen.

1. Per 22 juni 2020 zijn wijzigingen in het Reglement van 1 januari 2013 vastgesteld door het bestuur met goedkeuring van de Raad van Toezicht op 24 juni 2020.
2. Dit Reglement vervangt het Reglement van 1 januari 2013, en treedt in werking op de dag na publicatie ervan in de Staatscourant.
3. Dit Reglement wordt aangehaald als: Huishoudelijk reglement van het Nederlands Fonds voor de Film.
4. Dit Reglement wordt bekendgemaakt door kennisgeving ervan in de Staatscourant
en op de website van het Nederlands Fonds voor de Film (www.filmfonds.nl).