Domeinreglement ENW 2020

In dit domeinreglement wordt verstaan onder:
a. NWO: De Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek, zoals genoemd in artikel 2 van de wet
b. Bestuursreglement:Bestuursreglement NWO 2017
c. Bevoegdhedenregeling:Bevoegdhedenregeling NWO 2020
d. Raad van bestuur: de raad van bestuur NWO, zoals bedoeld in artikel 2 van het bestuursreglement
e. Domeinbestuur: het bestuur van het domein als bedoeld in artikel 6.1, eerste lid, onder b, jo. artikel 6.3 van het bestuursreglement
f. Wet:Wet op de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek

1. Dit reglement is een domeinreglement zoals bedoeld in artikel 6.5 van het Bestuursreglement.
2. Indien en voor zover een bepaling uit dit reglement in strijd is met de wet, het bestuursreglement en/of de bevoegdhedenregeling blijft de betreffende bepaling buiten werking.
3. Dit domeinreglement is op 29 oktober 2020 vastgesteld door het domeinbestuur Exacte en Natuurwetenschappen, na voorafgaande goedkeuring door de raad van bestuur op 23 september 2020.

Dit domeinreglement kan worden aangehaald als “Domeinreglement ENW 2020” en treedt in werking op 1 november 2020

Het gebiedsreglement Exacte en Natuurwetenschappen 2017 van 2 maart 2017, zoals gewijzigd op 16 november 2017, komt op het moment van inwerkingtreding van dit domeinreglement te vervallen.

1. Onverminderd het bepaalde in artikel 6.3, vierde lid, van het bestuursreglement stelt het domeinbestuur de inhoud van de brochures (Call for proposals) vast zoals bedoeld in artikel 2.1.2 van de NWO Subsidieregeling 2017.
2. Onverminderd het bepaalde in artikel 6.3, vierde lid, van het bestuursreglement neemt het domeinbestuur de besluiten inzake de toekenning, de afwijzing, de wijziging en vaststelling van subsidies.
3. De directeur ondertekent de in het eerste lid van dit artikel bedoelde besluiten namens het domeinbestuur. De directeur kan hiervoor ondermandaat verlenen. Daarbij draagt hij er zorg voor dat het ondermandaat is opgenomen in het register zoals bedoeld in artikel 5.4 van de bevoegdhedenregeling.
4. Bij de ondertekening neemt de directeur, dan wel de ondergemandateerde, het bepaalde in artikel 5.5 (Ondertekening) van de bevoegdhedenregeling in acht, waarin staat bepaald dat de ondertekenaar van een besluit onder zijn handtekening zijn naam en functie vermeldt en aangeeft namens wie of welk orgaan het besluit is genomen.

1. De samenstelling van het domeinbestuur voldoet aan het bepaalde in de wet en het bestuursreglement.
2. Het domeinbestuur is gezamenlijk verantwoordelijk voor het bestuur van het domein.
3. Het domeinbestuur bestaat uit een voorzitter en maximaal acht leden.
4. Het domeinbestuur vormt een adequate afspiegeling van het werkterrein. Er wordt gestreefd naar een evenwichtige man-vrouw verdeling, overeenkomstig het door NWO terzake gevoerde beleid.
5. De voorzitter en de leden worden benoemd voor een periode van drie jaar en kunnen eenmaal worden herbenoemd.
6. Het domeinbestuur kiest uit zijn midden een vice-voorzitter.

1. Het domeinbestuur vergadert zo dikwijls als hij dit wenselijk acht, doch tenminste zes maal per jaar. De agenda wordt door de voorzitter vastgesteld en bij de uitnodiging verstuurd.
2. Het domeinbestuur wordt ondersteund door een secretaris. Deze secretaris is geen lid van het domeinbestuur. De directeur van het domeinbureau vervult de rol van secretaris.
3. De secretaris draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van het domeinbestuur, waaronder begrepen het schriftelijk of per e-mail verzenden van een uitnodiging, een conceptagenda, en de bijbehorende vergaderstukken. Tevens draagt hij zorg voor de uitvoering van de genomen besluiten, alsmede voor de verslaglegging.
4. De secretaris woont de vergaderingen van het domeinbestuur bij en heeft daarin een adviserende stem. Hij kan zich bij de afhandeling van specifieke agendapunten laten bijstaan door een of meerdere van zijn medewerkers.
5. Het domeinbestuur kan niet-leden uitnodigen om (een deel van) de vergadering bij te wonen om advies of toelichting te geven over een specifiek agendapunt.
6. In zijn besluitvorming streeft het domeinbestuur naar consensus. Indien over een besluit wordt gestemd, beslist het domeinbestuur bij gewone meerderheid. Ieder lid van het domeinbestuur heeft daarbij één stem.
7. Rechtsgeldige besluiten kunnen uitsluitend worden genomen indien tenminste de helft van het aantal leden van het domeinbestuur in de vergadering aanwezig is.
8. Indien het in het zevende lid genoemde quorum niet aanwezig is, kan
a. een tweede vergadering bijeen worden geroepen, waarin ongeacht het aantal aanwezige leden over de onderwerpen die voor voormelde eerste vergadering waren geagendeerd, met gewone meerderheid kan worden besloten;
b. ten aanzien van aangelegenheden waarvoor geen tweede vergadering bijeen wordt geroepen, een voorlopig besluit worden genomen. Dit voorlopige besluit wordt vervolgens schriftelijk of per e-mail aan de leden ter instemming voorgelegd. Indien de meerderheid als bedoeld in het zevende lid instemt met het voorlopige besluit, wordt het besluit bekrachtigd.
9. Indien de stemmen staken wordt de besluitvorming over het betreffende onderwerp verdaagd naar een volgende vergadering. Indien de stemmen ook in deze vergadering staken, is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
10. Het domeinbestuur kan ook buiten vergadering besluiten door schriftelijk of per e-mail alle leden van het domeinbestuur te consulteren. Indien een lid hiertegen per ommegaande bezwaar maakt, wordt het besluit aangehouden tot de volgende vergadering, tenzij dit naar het oordeel van de voorzitter niet mogelijk is, gelet op de spoedeisendheid. Indien de stemmen staken kan de voorzitter beslissen.

1. Een lid van het domeinbestuur maakt daarvan deel uit zonder last of ruggespraak.
2. Een lid van het domeinbestuur handelt integer en transparant.
3. Een lid van het domeinbestuur handelt overeenkomstig de Code omgang met persoonlijke belangen.
4. Indien uit de Code omgang met persoonlijke belangen voortvloeit dat een of meer leden zijn uitgesloten van deelname aan de besluitvorming inzake het in behandeling nemen van een aanvraag voor een subsidie, de toekenning, de afwijzing, de wijziging en vaststelling van subsidies en dit leidt tot de situatie dat het in artikel 3.3, zevende lid, van dit reglement bedoelde quorum niet kan worden bereikt, treedt de stemprocedure (hierna te noemen ‘Stemprocedure’) in werking. Deze procedure ziet niet op de hele vergadering, maar op de desbetreffende delen daarvan.
5. De Stemprocedure houdt in dat het bepaalde in artikel 3.3., zevende lid, van dit reglement buiten werking wordt gesteld. Alleen de leden die geen enkel persoonlijk belang hebben bij het desbetreffende deel van de vergadering nemen deel aan de besluitvorming. Ook de (vice-)voorzitter neemt slechts deel aan de besluitvorming indien de (vice-)voorzitter geen enkel persoonlijk belang heeft bij het desbetreffende deel van de vergadering.
6. Aan de Stemprocedure moeten minimaal drie leden deelnemen die unaniem besluiten. Indien dit minimum niet wordt bereikt of indien er geen unanimiteit wordt bereikt, moet de besluitvorming op het desbetreffende onderdeel in de eerstvolgende vergadering van de raad van bestuur plaatsvinden.

1. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de domeindirecteur zijn vastgelegd in het bestuursreglement, in het bijzonder artikel 6.4. De bevoegdheden zijn nader uitgewerkt in de bevoegdhedenregeling, in het bijzonder hoofdstuk 3.
2. In aanvulling op het eerste lid heeft de domeindirecteur de volgende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden:
a. De domeindirecteur is de secretaris van het domeinbestuur.
b. De domeindirecteur is verantwoordelijk voor het functioneren van het domein en de medewerkers van het domeinbureau.
c. De domeindirecteur is namens het domeinbestuur belast met het doelmatig beheer van de financiën van het domein. Hij controleert de besteding van de beschikbare middelen en neemt zo nodig maatregelen.
d. De domeindirecteur voorziet in het onderhouden van de interne en externe contacten die voor het functioneren van het domein bevorderlijk zijn.
e. De domeindirecteur is bevoegd namens het domeinbestuur: i. te beslissen over verzoeken tot wijziging binnen het kader van de toegekende subsidie, indien deze geen belangrijke veranderingen brengen in het doel waarvoor de gelden beschikbaar zijn gesteld;
ii. verzoeken om verhoging van toegekende subsidies goed te keuren indien de verhoging niet groter is dan 15% van het oorspronkelijk vastgestelde bedrag en niet meer bedraagt dan € 25.000,– of, indien de verhoging groter is dan 15% van het oorspronkelijk vastgestelde bedrag, maar deze niet meer bedraagt dan € 12.500,–
i. te beslissen over verzoeken tot wijziging binnen het kader van de toegekende subsidie, indien deze geen belangrijke veranderingen brengen in het doel waarvoor de gelden beschikbaar zijn gesteld;
ii. verzoeken om verhoging van toegekende subsidies goed te keuren indien de verhoging niet groter is dan 15% van het oorspronkelijk vastgestelde bedrag en niet meer bedraagt dan € 25.000,– of, indien de verhoging groter is dan 15% van het oorspronkelijk vastgestelde bedrag, maar deze niet meer bedraagt dan € 12.500,–
f. De directeur verleent ondermandaat voor de in dit lid, onder e, vermelde bevoegdheden. Daarbij draagt hij er zorg voor dat het ondermandaat is opgenomen in het register zoals bedoeld in artikel 5.4 van de bevoegdhedenregeling.

1. Onverminderd het bepaalde in artikel 3.1, eerste lid, van dit domeinreglement, is de domeindirecteur bevoegd om namens het domeinbestuur de tekst van de brochure vast te stellen ten behoeve van de publicatie als bedoeld in artikel 2.1.2, eerste lid, van de NWO Subsidieregeling 2017.

1. Het domeinbestuur kan in beginsel voor elke subsidievorm ten behoeve van de beoordeling van subsidieaanvragen een van de hierna te noemen commissies instellen:
a. een beoordelingscommissie,
b. een jury, of
c. een prioriteringspanel.
2. Het besluit tot instelling van een commissie als genoemd in het vorige lid, regelt de samenstelling, taak, werkwijze en duur van de commissie (zoals bepaald in artikel 8.1 van het bestuursreglement).
3. Bij de samenstelling van een commissie voor subsidievormen die meerdere wetenschapsdisciplines betreffen, streeft het domeinbestuur naar een brede expertise en een evenwichtige man-vrouw verdeling.
4. Een subsidieaanvraag wordt door een commissie mede beoordeeld aan de hand van de geldende NWO-Regeling subsidies.
5. Een commissie als bedoeld in het eerste lid rapporteert schriftelijk aan het domeinbestuur. De rapportage omvat een deugdelijk gemotiveerde prioriteitstelling en is voorzien van mogelijke suggesties.
6. De domeindirecteur voorziet in het secretariaat van een commissie.
7. Alle correspondentie van een commissie wordt ondertekend door de secretaris van de commissie.

1. Het domeinbestuur kan, al dan niet samen met andere organen, een voorbereidingscommissie instellen, die een (onderzoeks)programma opstelt voor een bepaald onderwerp, waaronder onder meer begrepen een multidisciplinair onderzoeksterrein.
2. Het besluit tot instelling van een voorbereidingscommissie regelt de samenstelling, taak, werkwijze en duur van de commissie (zoals bepaald in artikel 8.1 van het bestuursreglement).
3. De domeindirecteur van het domeinbestuur voorziet in het secretariaat van een voorbereidingscommissie.
4. Alle correspondentie van een voorbereidingscommissie wordt ondertekend door de secretaris van de voorbereidingscommissie.

1. Een domeinbestuur kan, al dan niet gezamenlijk met andere organen, een programmacommissie instellen die wordt belast met de uitvoering van programma activiteiten.
2. Een besluit tot instelling van een programmacommissie regelt de samenstelling, de taak, de werkwijze en het mandaat van de programmacommissie en de duur waarvoor de commissie is ingesteld alsmede de omvang van de eventueel toegekende beslissingsbevoegdheid door het domeinbestuur. Een en ander met inachtneming van het bepaalde in artikel 8. 1 en 8.2 van het bestuursreglement.
3. Artikel 3.4 van het domeinreglement is van overeenkomstige toepassing op de leden van een commissie als genoemd in het eerste lid.
4. Het domeinbestuur dan wel de instellende organen kunnen aan een programmacommissie beslissingsbevoegdheid mandateren en met betrekking tot de uitoefening van deze bevoegdheid nadere richtlijnen uitvaardigen.
5. Een programmacommissie is verantwoordelijk voor de inhoudelijke begeleiding en wetenschappelijke coördinatie van een onderzoeksprogramma.
6. Een programmacommissie kan ook optreden als beoordelingscommissie voor de aanvragen die in het kader van het programma worden ingediend, tenzij zij beslissingsbevoegdheid heeft. In dat geval worden de aanvragen beoordeeld door een door de programmacommissie in te stellen commissie zoals bedoeld in artikel 6.1 van dit domeinreglement. Bij de beoordeling van een subsidieaanvraag wordt de geldende NWO-regeling subsidies toegepast.
7. Een programmacommissie vergadert tenminste eenmaal per jaar.
8. Een subsidieaanvraag wordt door deze commissie mede beoordeeld aan de hand van de geldende NWO-Regeling subsidies.
9. Alle correspondentie, waaronder niet begrepen besluiten, van een programmacommissie wordt ondertekend door de secretaris van de programmacommissie.