Overeenkomst ter uitvoering van artikel 37, lid 2 van het Verdrag tot instelling van de Benelux Economische Unie

Ten einde het toezicht op de uitvoering van de begroting van de instellingen van de Unie, met uitzondering van de Raadgevende Interparlementaire Raad en de Economische en Sociale Raad van Advies, mogelijk te maken, stelt de Raad van de Economische Unie het Financieel Reglement van het Secretariaat-Generaal op en legt dit ter goedkeuring voor aan het Comité van Ministers.
Dit reglement bevat in het bijzonder bepalingen omtrent:
a) de kenmerken van de begroting met betrekking tot de universaliteit en de verdeling in artikelen;
b) de data waarop de ontwerp-begroting door de Secretaris-Generaal wordt ingediend en door elk der organen welke belast zijn met het onderzoek daarvan, wordt doorgezonden;
c) de regelen voor het financiële en het administratieve beheer;
d) het aanbrengen van wijzigingen in de begroting in de loop van het jaar.

Ten behoeve van het toezicht op de uitvoering van de begroting wijst het Comité van Ministers drie commissarissen aan, respectievelijk van Belgische, Luxemburgse en Nederlandse nationaliteit.

De commissarissen controleren zowel de rechtmatigheid als de doelmatigheid van de beheershandelingen. Zij oefenen hun toezicht ter plaatse uit.
Hiertoe hebben zij gedurende de voorgeschreven werktijd vrije toegang tot de lokalen van het Secretariaat-Generaal.
Zij kunnen zich door het Secretariaat-Generaal alle bescheiden, inlichtingen en toelichtingen met betrekking tot de inkomsten en de uitgaven doen verstrekken. Zij mogen zich niet mengen in het beheer van het Secretariaat-Generaal, noch opdrachten geven om de werkzaamheden te verhinderen of op te schorten.

In de tweede maand van elk kwartaal brengen de commissarissen rapport uit over de uitvoering van de begroting gedurende het voorafgaande kwartaal.
Zij nemen in hun rapporten alle opmerkingen en aanbevelingen op, die kunnen bijdragen tot besparingen, tot een doelmatiger organisatie van het Secretariaat-Generaal of tot een zuiniger werkwijze daarvan.

De commissarissen zenden hun rapporten aan de Raad van de Economische Unie, door tussenkomst van het Secretariaat-Generaal.

De Secretaris-Generaal zendt de rapporten van de commissarissen binnen 14 dagen door.
Hij kan daarbij zijn zienswijze omtrent de opmerkingen en aanbevelingen kenbaar maken.

De Raad van de Economische Unie legt de rapporten van de commissarissen, samen met zijn beschouwingen, voor aan het Comité van Ministers.

Zo spoedig mogelijk na afloop van elk kwartaal zendt het Comité van Ministers, onder mededeling van de ter zake genomen beslissingen, een exemplaar van het rapport van de commissarissen aan het Belgische Rekenhof, aan de Luxemburgse Rekenkamer en aan de Nederlandse Algemene Rekenkamer.

Voor zover zij zulks nodig oordelen, kunnen het Belgische Rekenhof, de Luxemburgse Rekenkamer en de Nederlandse Algemene Rekenkamer zich door onderzoek ter plaatse alle nadere gegevens verschaffen.

De commissarissen brengen elke ernstige onregelmatigheid die bij hun onderzoek blijkt, terstond ter kennis van de personen genoemd in artikel 26, lid 2, van het Verdrag tot instelling van de Benelux Economische Unie.
Deze personen doen in voorkomend geval aan het Comité van Ministers voorstellen voor de ter zake te nemen maatregelen. In geval van misdaad of wanbedrijf in de zin van de Belgische strafwet, geeft het Comité van Ministers daarvan kennis aan de Belgische Minister van Justitie.

De Secretaris-Generaal legt jaarlijks vóór 31 januari rekening en verantwoording af van zijn beheer.

De rekening houdt in:
a) het saldo der vlottende middelen op 1 januari van het afgelopen jaar;
b) alle ontvangsten en uitgaven gedaan in de loop van het jaar, gerangschikt en gespecificeerd naar de onderverdeling van de begroting;
c) het saldo der vlottende middelen op 31 december;
d) een vergelijkende staat van de in de begroting opgenomen bedragen en van de werkelijke ontvangsten en betalingen;
e) een staat van de verplichtingen waarvoor op 31 december nog geen betaling is geschied.

De rekening en verantwoording wordt aan de commissarissen voorgelegd ter bijvoeging bij hun rapport over het vierde kwartaal.

De artikelen 11, 12 en 13 zijn van overeenkomstige toepassing bij het beëindigen van de ambtsbezigheden van de Secretaris-Generaal in de loop van een jaar.

Het afsluiten van de rekening geschiedt door het Comité van Ministers, dat aan de Secretaris-Generaal décharge kan verlenen.

De beslissing tot het afsluiten van de rekening wordt vóór 16 juni van elk jaar ter kennis gebracht van het Belgische Rekenhof, van de Luxemburgse Rekenkamer en van de Nederlandse Algemene Rekenkamer.
Indien aan de Secretaris-Generaal geen décharge kan worden verleend, stelt het Comité van Ministers het Rekenhof en de Rekenkamers op de hoogte van het gevolg dat aan zijn beslissing is gegeven.

De Belgische Regering verleent aan het Secretariaat-Generaal een voorschot tot ten hoogste een derde deel van de in de laatste goedgekeurde begroting toegestane uitgaven.

Vóór de zestiende van de eerste maand van elk kwartaal stort elke Regering bij het Secretariaat-Generaal een vierde deel van haar aandeel in het bedrag waarmede in de begroting van het lopende jaar de uitgaven de ontvangsten overschrijden.
Na het afsluiten van de rekening wordt het in voorkomend geval te veel gestorte in mindering gebracht op de storting voor het volgende kwartaal.

Over elk jaar wordt het bedrag, waarmede, blijkens de door het Comité van Ministers afgesloten rekening, de uitgaven de ontvangsten overschrijden, in de volgende verhouding tussen de Hoge Verdragsluitende Partijen verdeeld:

Deze Overeenkomst zal worden bekrachtigd en de akten van bekrachtiging zullen bij het Secretariaat-Generaal van de Benelux Economische Unie worden nedergelegd.
Zij zal in werking treden op de dag volgende op de nederlegging van de derde akte van bekrachtiging en zij zal even lang van kracht blijven als het Verdrag tot instelling van de Benelux Economische Unie. Het bepaalde in artikel 19 wordt evenwel voor de eerste maal toegepast over het jaar 1962.