Artikel 10

1. De voorzitter draagt er zorg voor, dat van ieder document met beleidswaarde, bewijswaarde, procesondersteunende waarde of historische waarde het volgende wordt vastgelegd: wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of opsteller is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status is en het ontwikkelingsstadium van het document is en wanneer en aan wie een exemplaar is verzonden. Dit is nader uitgewerkt in hoofdstuk 2 van het handboek.
2. Ten aanzien van de documenten met beleidswaarde, bewijswaarde, procesondersteunende waarde of historische waarde worden, zoals nader is uitgewerkt in hoofdstuk 2 van het handboek, kenmerken zodanig beschreven en geregistreerd, dat zij daarmee op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden. Deze kenmerken zijn:
a. uniek registratienummer;
b. soort document;
c. het kenmerk van de afzender van het document;
d. postdatum/verzenddatum brief;
e. datum van binnenkomst;
f. reactietermijn, zoals nader beschreven in hoofdstuk 2 van het handboek
g. zaaknummer
h. afzender
i. ondertekenaar/geadresseerde
j. verblijfplaats
k. korte omschrijving onderwerp
l. wijze van afdoening van het document