Artikel 4

1. Formele documenten worden direct na ontvangst of voor verzending geregistreerd.
2. Van de formele documenten wordt ten minste één van de onderstaande kenmerken geregistreerd:
a) uniek registratienummer waaronder het stuk is geïndexeerd;
b) afzender of geadresseerde;
c) door afzender of behandelaar toegekend kenmerk;
d) datum van stuk en van binnenkomst/verzending;
e) onderwerp/zaak/werkproces;
f) klantnummer;
g) dossiercode;
3. Door de beheerder kunnen documenten van gering belang van registratie worden uitgezonderd.
4. Ingekomen formele documenten welke behoren te worden geregistreerd, ook al zijn zij geadresseerd op naam van een functionaris, mogen niet in behandeling worden genomen alvorens zij zijn geregistreerd.