Klachtenregeling Faunafonds

In deze regeling wordt verstaan onder:
het bestuur: het bestuur van het Faunafonds;
het secretariaat: het secretariaat van het Faunafonds;
de secretaris: de secretaris van het Faunafonds.

Een klacht in de zin van deze regeling is elk schriftelijk stuk of mondelinge uiting waarin een natuurlijke of rechtspersoon klaagt over een gedraging in de ruimste zin van het woord door het Faunafonds, een medewerker van het secretariaat of bestuurslid van het Faunafonds in de uitoefening van zijn functie, waarvoor niet op grond van een wet of een verordening een aparte behandelingsprocedure bestaat.

Het bestuur benoemt een klachtencommissie. De klachtencommissie heeft tot taak het bestuur te adviseren omtrent klachten welke op grond van deze regeling zijn ingediend.

1. De voorzitter is een onafhankelijk persoon met bij voorkeur een juridische, bestuurlijke achtergrond en die geen medewerker van het secretariaat of lid van het bestuur is.
2. De klachtencoördinator is een medewerker van het secretariaat.
3. Aan de klachtencommissie kan een notulist worden toegevoegd.

1. De klachtencoördinator kan geen tegen hem gerichte klacht behandelen.
2. De secretaris behandelt een tegen de klachtencoördinator ingediende klacht overeenkomstig de in deze regeling vastgestelde procedure.

Elk bestuurslid of medewerker van het secretariaat stelt alle bij het bestuur of het secretariaat inkomende brieven, telefonische of anderszins mondeling ontvangen opmerkingen, waarvan hij een schriftelijke aantekening heeft gemaakt en die naar zijn oordeel als een klacht is aan te merken, zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 1 week na ontvangst van de brief of het telefoongesprek in handen van de klachtencoördinator.

De klachtencoördinator beslist, zo nodig in overleg met de voorzitter van de klachtencommissie:
1. of een brief als een klacht in de zin van deze regeling wordt aangemerkt;
2. of een aantekening van een telefonische of anderszins mondeling ontvangen opmerking als een klacht in de zin van deze regeling wordt aangemerkt.

Een klacht als bedoeld in artikel 7, onder 1, dient te zijn ondertekend en bevat, evenals een klacht als bedoeld in artikel 7, onder 2, ten minste:
a. de naam en het adres van de klager;
b. de dagtekening;
c. een omschrijving van de inhoud van de klacht.

Geen klacht in de zin van deze regeling is in ieder geval:
a) een anonieme brief
b) een klacht over het beleid van het Faunafonds
c) een klacht, die betrekking heeft op een gedraging waartegen door de klager bezwaar gemaakt had kunnen worden.
d) een klacht, die betrekking heeft op een gedraging waartegen door de klager beroep kan worden ingesteld, tenzij die gedraging bestaat uit het niet tijdig nemen van een besluit, of beroep kon worden ingesteld.
e) Een klacht over een gedraging welke eerder heeft plaats gevonden dan 1 jaar voorafgaand aan het moment van ontvangst van de klacht.

1. Een brief, welke door de klachtencoördinator als een klacht in de zin van deze regeling is aangemerkt, wordt voorzien van het opschrift ‘KLACHT’ en krijgt een vermelding van de termijn waar binnen een advies over de klacht aan het bestuur moet zijn voorgelegd.
2. De als ‘KLACHT’ aangemerkte brief wordt door de klachtencoördinator geregistreerd in het Klachtenboek van het secretariaat ter bewaking van de afdoening.
3. De klager wordt door middel van een afzonderlijke ontvangstbevestiging ervan op de hoogte gesteld dat zijn brief is aangemerkt als klacht in de zin van deze regeling.
4. Een brief of telefoongesprek welke niet volgens deze regeling als klacht kan worden aangemerkt, wordt niet volgens de bepalingen van deze regeling behandeld.

1. Een klacht in de zin van deze regeling wordt telefonisch behandeld.
2. Indien een klacht op deze wijze niet naar tevredenheid van de klager kan worden afgehandeld, wordt de klager verzocht, voor zover dit nog niet is gebeurd, zijn klacht schriftelijk vast te leggen en in te dienen.
3. Een klager wiens klacht niet naar zijn tevredenheid is afgehandeld, wordt in de gelegenheid gesteld om zijn klacht mondeling toe te lichten ten overstaan van de klachtencommissie.

Een klacht tegen een medewerker of bestuurslid wordt aan de betrokkene voorgelegd. Deze wordt gedurende één week in de gelegenheid gesteld zijn zienswijze op de klacht schriftelijk bij de klachtencoördinator in te dienen.

Een klacht wordt voor advies aan de klachtencommissie voorgelegd. De voorzitter van deze commissie draagt er zorg voor dat het advies aan het bestuur in de vorm van een ontwerpantwoordbrief aan de klager, wordt aangeboden.

1. Een advies als bedoeld in artikel 13 wordt eerst uitgebracht, nadat klager en indien er sprake is van een klacht jegens een bestuurslid of medewerker dat bestuurslid of die medewerker, in de gelegenheid is gesteld zich te doen horen en daarvan een schriftelijk verslag is opgemaakt dat ter kennis wordt gebracht van alle betrokken partijen.
2. Indien hoor en wederhoor ertoe leidt dat naar het oordeel van de klager voldoende is tegemoetgekomen aan de klacht, vervalt de verplichting tot het verder volgen van de in deze regeling voorgeschreven procedure.
3. Als klager met de klacht naar het oordeel van de klachtencommissie geen aantoonbaar in redelijkheid te dienen belang heeft, wordt de klacht slechts marginaal inhoudelijk behandeld.
4. Indien een klager een klacht indient, waarover de klachtencommissie zich al eens heeft uitgesproken is klager gehouden nieuwe feiten of veranderde omstandigheden te vermelden.
5. Wanneer geen nieuwe feiten of veranderde omstandigheden worden vermeld, kan de klachtencommissie de klacht onder verwijzing naar zijn eerdere advies afdoen.

Het bestuur beslist over de definitieve inhoud van de aan de klager te verzenden antwoordbrief. Het bestuurslid of de medewerker tegen wie de klacht was gericht ontvangt een afschrift van de aan de klager verzonden antwoordbrief.

De antwoordbrief als bedoeld in artikel 15 vermeldt in ieder geval dat er een mogelijkheid openstaat tot het indienen van een verzoekschrift bij de Nationale Ombudsman tot behandeling van de klacht, indien de klager het antwoord van het bestuur onvoldoende acht.

In bijzondere omstandigheden kan het bestuur, onder opgaaf van redenen, afwijken van (onderdelen van) deze regeling.

In zaken of omstandigheden waarin deze regeling niet voorziet, beslist het bestuur naar doel en strekking van deze regeling.

Eventueel door klager te maken, aan de klacht verbonden, kosten komen niet voor vergoeding door het bestuur in aanmerking.
Deze regeling treedt in werking op en met ingang van de eerste dag van de maand volgende op die van de publicatie in de Staatscourant.
Deze regeling wordt aangehaald onder de titel: Klachtenregeling Faunafonds.