Artikel 4

1. Archiefbescheiden worden direct na ontvangst of voor verzending zodanig geregistreerd dat aan de wettelijke eisen wordt voldaan.
2. Hiertoe worden van de archiefbescheiden ten minste de onderstaande kenmerken geregistreerd:
– uniek registratienummer;
– afzender of geadresseerde;
– door afzender of behandelaar gegeven datum en nummer;
– datum van binnenkomst;
– onderwerp;
– afdoeningstermijn;
– behandelend medewerker;
– dossiernummer (van dossier waarin document wordt ingevoegd);
– werkprocesnummer uit het basisselectiedocument (BSD) van het college;
– relatie met andere documenten.
3. Door de beheerder kunnen documenten van gering belang van registratie worden uitgezonderd.
4. Elektronische post die voor registratie in aanmerking komt, wordt afgedrukt en voorzien van de registratiecode in het dossier gevoegd.
5. Voor registratie in aanmerking komende ingekomen archiefbescheiden mogen niet in behandeling worden genomen alvorens zij zijn geregistreerd.