Artikel 12

1. De secretaris beoordeelt de aanvragen/verklaringen van gemeenten en provincies aan de hand van de criteria uit de van toepassing zijnde subsidiereglementen.
2. De secretaris stelt een advies op en legt dat ter besluitvorming voor aan het bestuur. Het bestuur toetst of het advies zorgvuldig tot stand is gekomen. Daarbij toetst zij het advies integraal aan de subsidiereglementen en aan beleidsmatige richtlijnen en financiële uitgangspunten. Het bestuur beslist vervolgens of een advies al dan niet wordt overgenomen.
3. Er is een afstemmingsoverleg met vertegenwoordigers van gemeenten, provincies, het Ministerie van OCW en het Fonds voor Cultuurparticipatie. Dit heeft als taken: ondersteuning bij de uitvoering van de Regeling cultuurparticipatie voor provincies en gemeenten 2009–2012, begeleiding van de monitoring en evaluatie plus advisering aan de bestuurlijke partners over relevante algemene ontwikkelingen. Het overleg komt ten minste twee maal per jaar bijeen.