Huishoudelijk reglement van het Nederlands Fonds voor Podiumkunsten+

In dit reglement wordt verstaan onder:
a) de Wet: de Wet op specifiek cultuurbeleid wet van 11 maart 1993, Stb, 1993, 193 in werking getreden 16 april 1993;
b) het Fonds: Stichting Nederlands Fonds voor Podiumkunsten+;
c) Raad van toezicht: de raad van toezicht als bedoeld in artikel 11 van de statuten;
d) Het bestuur: het bestuur als bedoeld in artikel 5 van de statuten;
e) bezwaar: bezwaar als bedoeld in artikel 7:1 Van de Algemene wet bestuursrecht;
f) bezwaarschrift: een bezwaarschrift als bedoeld in artikel 6:5 van de Algemene wet bestuursrecht.

2.1. Het Fonds kent:
a. een bestuur;
b. een Raad van toezicht;
c. secretarissen; programmamedewerkers; adviseuradviescommissies;
d. een subsidiebureau;
e. een stafbureau;
f. een secretariaat;
g. een bezwarenadviescommissie.

3.1. Het Fonds wordt bestuurd door het bestuur, bestaande uit een door de Raad van toezicht vast te stellen aantal van ten minste een en ten hoogste drie natuurlijke personen, onder toezicht van de Raad van toezicht.
3.2. Indien het bestuur uit meer dan één persoon bestaat, verdeelt de voorzitter van het bestuur de taken binnen het bestuur, met goedkeuring van de Raad van Toezicht.
3.3. Ingeval van ontstentenis of belet van een of meer leden van het bestuur, zullen de overblijvende leden van de het bestuur, respectievelijk zal het enig overgebleven lid van de het bestuur met het gehele bestuur zijn belast.
3.4. Ingeval van ontstentenis of belet van alle leden of van het enige lid van het bestuur berust het bestuur tijdelijk bij de Raad van toezicht. Indien het aantal leden van het bestuur daalt onder het door de Raad van toezicht vast te stellen aantal is de Raad van toezicht verplicht zo spoedig mogelijk in de vacatures te voorzien.
3.5. Ieder lid van het bestuur is bevoegd tot het uitbrengen van één stem. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter van het bestuur doorslaggevend.
3.6. De voorzitter van het bestuur onderhoudt de contacten met de Personeelsvertegenwoordiging.
3.7. Het bestuur kan voor een bepaalde periode en opdracht een intendant aanstellen, zijnde iemand die op persoonlijke titel tijdelijk een budget ter beschikking krijgt om een beleidsdoelstelling van het Fonds te ontwikkelen, onverlet de bevoegdheid van het bestuur tot goedkeuring c.q. vaststelling van de betreffende financiële verplichtingen.
3.8. De Raad van toezicht voert jaarlijks een functioneringsgesprek met de leden van het bestuur.

4.1. De Raad van toezicht draagt zorg voor een jaarlijkse (zelf) evaluatie van zijn eigen functioneren, zowel onderling als ten opzichte van het bestuur.
4.2. De vergaderingen van de Raad van toezicht zijn niet openbaar. Al het geen daar in besproken en vastgelegd wordt is strikt vertrouwelijk.
4.3. Ieder lid van de Raad van toezicht heeft één stem.
4.4. De leden van de Raad van toezicht bevorderen zoveel mogelijk dat de besluiten bij unanimiteit worden genomen.
4.5. Indien unanimiteit niet haalbaar blijkt en de wet, de statuten van de stichting of dit Reglement geen grotere meerderheid voorschrijven, worden besluiten van de Raad van toezicht genomen bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Bij staking van stemmen wordt de besluitvorming opgeschort, tenzij dit naar oordeel van de voorzitter niet in het belang van de organisatie is. In dat geval is de stem van de voorzitter doorslaggevend. De Raad van toezicht kan slechts besluiten nemen indien een meerderheid van de in functie zijnde leden van de Raad van toezicht aanwezig of vertegenwoordigd is.
In spoedeisende gevallen kan de voorzitter of zijn plaatsvervanger buiten de vergadering om besluiten nemen namens de raad.
4.6. Leden van de Raad van toezicht genieten per vergadering een door bestuur, met goedkeuring van de Raad van toezicht, vast te stellen vacatiegeld en een vergoeding van de reis- en verblijfskosten. De leden van de Raad van toezicht genieten per vergadering een vacatiegeld en een vergoeding van reiskosten
4.7. Leden van de Raad van toezicht melden jaarlijks hun functies en nevenfuncties aan het Fonds.

5.1. Het bestuur evalueert met de Raad van Toezicht en gehoord de secretarissen en adviseurs periodiek de verschillende subsidie-instrumenten en de verschillende onderdelen van de organisatie en verwerkt de resultaten hiervan in beleid.
5.2. Het bestuur zorgt ervoor dat werknemers zonder gevaar voor hun rechtspositie melding kunnen doen van (vermeende) onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard.
5.3. De Raad van toezicht draagt er zorg voor dat in het kader van kwaliteitszorg voorzieningen getroffen worden waardoor personen en instellingen die met het Fonds in aanraking komen in de gelegenheid worden gesteld om voorstellen te doen ter verbetering van de werkwijzen en procedures. In het jaarverslag wordt hier melding van gemaakt.

6.1. Secretarissen worden door het bestuur voor een bepaalde tijd aangesteld als aanspreekpunt en gezicht voor de instellingen/gezelschappen in hun sector. Zij zijn de deskundige op het gebied van bijvoorbeeld theater, muziektheater, muziek, dans of festivals.
6.2. Secretarissen beschikken over brede kennis van nationale en internationale ontwikkelingen in hun specifieke discipline of genre en hebben beleidsmatig overzicht.
6.3. Secretarissen hebben in ieder geval tot taak:
– in hun specifieke aandachtsgebied contact met het veld te onderhouden;
– subsidieaanvragen te voorzien van een analyse waarin de aanvraag wordt getoetst aan de subsidiereglementen beleidsmatige richtlijnen
– het beheer van subsidierelaties

7.1. Adviseurs adviseren op verzoek van het bestuur in ieder geval over :
a. de aan hen voorgelegde subsidieaanvragen, met inachtneming van de subsidiereglementen en beleidsmatige richtlijnen van het Nederlands Fonds voor Podiumkunsten+;
b. vragen van meer algemene aard die het beleid van het Nederlands Fonds voor Podiumkunsten+ raken;
7.2. Adviseurs beschikken over kennis van een of meer van de volgende gebieden :
– de nationale en internationale ontwikkelingen in ten minste een van de disciplines in de podiumkunsten: theater, muziek, dans;
– de werkwijze van podia, festivals, marketing en culturele diversiteit dan wel over specifieke kennis van een of meer subgenres (zoals bijvoorbeeld mime, kamermuziek);
– zakelijke inzicht.
7.3. Adviseurs worden door het bestuur benoemd voor een periode van ten hoogste drie jaar en kunnen eenmaal herbenoemd worden.
7.4. De (pre) selectie van adviseurs geschiedt door een door het bestuur in te stellen onafhankelijke selectieadviescommissie en via een periodiek te houden openbare oproep.
7.5. Het bestuur kan ad-hoc adviseurs benoemen.
7.6. Het bestuur kan een adviseur tussentijds uit zijn functie ontslaan.
7.7. Adviseurs genieten per adviescommissievergadering een door het bestuur, met goedkeuring van de Raad van toezicht, vast te stellen vacatiegeld en een vergoeding van de reiskosten. De leden van de Raad van toezicht genieten per vergadering een vacatiegeld en een vergoeding van reiskosten

8.1. Er zijn in beginsel vijf adviescommissies: Theater, Muziektheater, Dans, Muziek, Festivals.
8.2. Het bestuur kan vaste adviescommissies opheffen of instellen.
8.3. Het bestuur kan daarnaast adhoc commissies samenstellen of ad hoc adviseurs toevoegen aan een advisiescommissie.
8.4. De adviescommissies zijn breed samengesteld voor wat betreft kennis van disciplines, marketingexpertise, culturele achtergronden, leeftijd, nationaliteit en sekse. De brede inzet van adviseurs waarborgt een integrale beoordeling over de gehele productieketen (scheppen, productie, programmeren en publieksbereik).
8.5. De samenstelling van de adviescommissies waarborgt een zo evenwichtige mogelijke geografische spreiding over heel Nederland.
8.6. Adviescommissies worden door de secretaris met goedkeuring van het bestuur samengesteld en bestaan uit minimaal drie leden, inclusief de voorzitter.
8.7. Alle adviescommissies hebben een vaste voorzitter.
8.8. De voorzitter:
– Leidt de adviescommissievergadering;
– Is verantwoordelijk voor een evenwichtige besluitvorming;
– Zorgt dat de adviescommissie zich houdt aan het beoordelingskader, zijnde de subsidiereglementen en de beleidsmatige richtlijnen;
– Waarborgt een eerlijke en open besluitvorming;
– Bewaakt de kwaliteit van de voorbereiding door adviescommissieleden;
– Bewaakt de integriteit van het beoordelingsproces.
8.9. De secretaris kan, met goedkeuring van het bestuur, extern advies inwinnen indien hij of zijn van oordeel is dat met betrekking tot een of meer aanvragen of criteria extra deskundigheid is vereist
8.19. Adviescommissievergaderingen zijn niet openbaar.
8.11. Adviseurs zijn verplicht aan derden geen mededelingen te doen over de inhoud van de beraadslaging over de ingediende subsidieaanvragen, over de (uitkomsten van) de behandeling van de aanvragen en over de inhoud van de adviezen. Al hetgeen daarin besproken en vastgelegd wordt, is strikt vertrouwelijk en mag slechts ter kennis van derden worden gebracht bij besluit van het bestuur.

9.1. Indien in een adviescommissievergadering kwesties aan de orde komen, waarbij een adviseur middellijk of onmiddellijk een eigen belang heeft, of kan hebben of wanneer het gaat om belangen van rechtspersonen waarbij hij als lid van het bestuur, adviseur of commissaris of functionaris is betrokken, dan woont hij de beraadslaging en besluitvorming over het desbetreffende onderwerp niet bij. Het is de plicht van de adviseur om dit onverwijld aan de secretaris mede te delen. Het is de taak van de secretaris om dit gedurende het beoordelingsproces strikt te bewaken.
9.2. Bij aanvang van iedere adviescommissievergadering controleert de secretaris middels een standaardformulier of de betrokken adviseurs een belang hebben bij de beraadslaging en besluitvorming. Bij twijfel besluit het bestuur.
9.3. De adviescommissies doen van een situatie, genoemd in het eerste lid, mededeling in het advies.
9.4. Adviseurs melden jaarlijks hun functies en nevenfuncties aan het Fonds.

10.1. Het subsidiebureau ondersteunt de secretarissen en de adviseurs.
10.2. Het stafbureau en secretariaat ondersteunen en adviseren het bestuur in de bedrijfsvoering.

11.1. De secretaris biedt s ubsidieaanvragen zoveel mogelijk per cluster aan de adviseurs.
11.2. De secretaris kan besluiten dat bij advisering over de individuele subsidievormen als beurzen en stipendia een auditie of het horen van een aanvrager onderdeel uitmaakt van de adviesprocedure.
11.3. In een of meer adviescommissievergaderingen worden alle subsidieaanvragen door de adviescommissie beoordeeld aan de hand van de analyse van de secretaris, de subsidiereglementen en beleidsmatige richtlijnen. Aan het slot van de behandeling van iedere aanvraag formuleert de voorzitter een samenvatting van de argumenten die tot het oordeel omtrent een subsidieaanvraag hebben geleid.
11.4. Ten behoeve van de behandeling van de aanvragen tijdens de adviescommissievergadering wordt door de secretaris een onderscheid gemaakt tussen twee categorieën: zogenaamde ‘hamerstukken’ en bespreekgevallen. Bij de bespreekgevallen wordt de adviescommissie gevraagd op basis van de specifieke adviesaanvraag een advies te geven. De hamerstukken (zijnde de evident positieve of negatieve aanvragen) worden door de secretaris voorzien van een voorstel tot afhandeling,
11.5. De adviescommissie toetst of ze in kan instemmen met de voorgestelde afhandeling van de hamerstukken, en vult de argumentatie aan of wijzigt deze waar nodig. De adviescommissie is in alle gevallen vrij in haar advisering en brengt zelfstandig een advies uit.
11.6. Adviezen worden uitgebracht bij meerderheid van stemmen en bij aanwezigheid van ten minste drie adviescommissieleden. Een van het advies afwijkende mening kan, indien gewenst, schriftelijk kenbaar worden gemaakt aan het bestuur.
11.7. De secretaris legt het advies ter besluitvorming voor aan het bestuur. Het bestuur toetst of het advies zorgvuldig tot stand is gekomen. Daarbij toetst zij het advies integraal aan de subsidiereglementen en aan beleidsmatige richtlijnen en financiële uitgangspunten. Het bestuur beslist vervolgens over de hoogte van de toe te kennen subsidie.
11.8. Het besluit tot toekenning of afwijzing van de subsidieaanvraag omvat:
– feitelijke informatie over de aanvraag
– indien de subsidieaanvraag is voorgelegd aan adviseurs: de namen van de adviseurs of de naam van de adviescommissie die het advies heeft uitgebracht.
– de gemotiveerde overwegingen die door de adviesadviescommissie over de aanvraag aan het Fonds zijn uitgebracht
11.9. Een overzicht van de gehonoreerde aanvragen wordt geplaatst op de website. Het Fonds publiceert periodiek de gehonoreerde en niet gehonoreerde aanvragen.

12.1. Bezwaarschriften worden behandeld door een of meer door het bestuur aan te wijzen functionarissen van het fonds.
12.2. In bijzondere gevallen kan het bestuur bepalen dat een bezwaarschrift in afwijking van het voorgaande artikel, ter advies aan een bezwarenadviescommissie wordt voorgelegd
12.3. In bijzondere gevallen kunnen er door het bestuur subadviescommissies worden samengesteld.
12.4. De bezwarenadviescommissie en de subcommissies bestaan uit ten hoogste vijf leden die worden benoemd door de het bestuur.
12.5. De voorzitter en plaatsvervangend voorzitter worden door het bestuur in functie benoemd. Leden van de bezwarenadviescommissie en de subcommissies voor bezwaarschriften maken geen deel uit van en zijn niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van het Fonds.
12.6. Leden van de bezwarenadviescommissie en haar subcommissies worden benoemd voor ten hoogste twee jaar met de mogelijkheid tot herbenoeming van ten hoogste twee jaar.
12.7. De leden van de bezwarenadviescommissie en de subcommissies genieten per vergadering een door het bestuur, met goedkeuring van de Raad van toezicht, vast te stellen vacatiegeld en een vergoeding van de reis- en verblijfskosten. De leden van de Raad van toezicht genieten per vergadering een vacatiegeld en een vergoeding van reiskosten
12.8. Leden van de bezwarenadviescommissie en de subcommissies nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift dat betrekking heeft op een aangelegenheid waarbij zij op enigerlei wijze direct of indirect persoonlijk zijn betrokken.
12.9. Het bezwaarschrift en het verslag van de hoorzitting worden steeds doorgestuurd naar de voorzitter van de adviescommissie die bij het besluit in primo betrokken is geweest. Als de voorzitter bemerkt dat er sprake is van misverstanden of feitelijkheden anders dan ‘een verschil van mening in artistiek opzicht’ meldt hij dit schriftelijk en uiterlijk binnen drie weken aan. (invullen)
12.10. Het bestuur van het Fonds neemt het besluit op een bezwaarschrift met inachtneming van het advies van de functionaris of het advies van de bezwarenadviescommissie en subcommissies.

13.1. Klachten worden behandeld door een daartoe door het bestuur aan te wijzen functionaris en kunnen aan de Adviescommissie voor bezwaarschriften worden voorgelegd.
13.2. Het bestuur zendt binnen 6 weken na ontvangst een reactie op een klacht

14.1. Dit huishoudelijk reglement wordt gepubliceerd in de Staatscourant.
14.2. Dit huishoudelijk reglement kan worden aangehaald als: Huishoudelijk reglement van het Nederlands Fonds voor Podiumkunsten+.
14.3. In alle gevallen waarin de wet, de statuten of dit reglement, het algemeen reglement of deelreglementen niet voorzien, beslist het bestuur. Dit reglement is vastgesteld door het van bestuur met goedkeuring van de Raad van Toezicht op 18 april 2008 te Den Haag.
14.4. Dit reglement treedt in werking 2 dagen na publicatie in de Staatscourant.