Artikel 12

1. De IB-Groep bevestigt de ontvangst van de door de klachtenfunctionaris als formeel te behandelen klacht schriftelijk binnen twee werkdagen na de dag van ontvangst door de klachtenfunctionaris.
2. Aan de medewerker op wiens gedrag de klacht betrekking heeft wordt een afschrift van de klachtbrief alsmede van de eventuele bijlagen toegezonden. De betrokkene wordt daarbij in de gelegenheid gesteld op het in de klachtbrief gestelde te reageren.
3. De klachtenfunctionaris stelt de indiener en degene op wiens gedrag de klacht betrekking heeft in de gelegenheid te worden gehoord.
4. Van het horen van de indiener kan slechts worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is, dan wel indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.
5. De indiener kan zich door een ander laten vertegenwoordigen of laten bijstaan. Indien iemand anders namens de indiener ter hoorzitting verschijnt dient deze een schriftelijke machtiging van de indiener te kunnen tonen, tenzij betrokkene zich laat vertegenwoordigen door een advocaat.
6. De klachtenfunctionaris heeft de bevoegdheid derden te horen.
7. Van het horen wordt een verslag gemaakt.