Artikel 11

1. Beide Besturen voegen uit de medewerkers van de fondsbureaus een secretaris toe aan de commissie.
2. De secretarissen bereiden de vergaderingen voor en zien ondermeer toe op de redelijkheid van de begrotingen van aanvragen.
3. De secretarissen en de voorzitter zijn verantwoordelijk voor een consistente behandeling van de aanvragen.
4. De secretarissen zien toe op het vertalen van de discussie naar een adviesargumentatie die is gebaseerd op deze regeling. Zij stellen de adviezen op schrift.
5. De secretarissen houden het bestede budget bij en geven op het einde van de vergadering aan of bij honorering van de alsdan uit te brengen adviezen het budget overschreden is en of er aanvullende prioriteiten moeten worden gesteld.
6. De secretarissen rapporteren per ronde de voornaamste bevindingen aan de Besturen.