Artikel 13

1. De voorzitter ziet erop toe, dat de inhoud, structuur en vorm van blijvend te bewaren digitale archiefbescheiden kenbaar zijn voor de werkprocessen, zoals bepaald in artikel 2 en 8, 1e lid van de regeling.
2. De voorzitter ziet erop toe, dat van documenten en informatiebestanden overeenkomstig artikel 3 van de regeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de documenten en informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken. In de inventaris worden zowel papieren, digitale als eventueel andere blijvend te bewaren archiefbescheiden opgenomen
3. Artikel 9, eerste lid, onderdeel a, b en c, alsmede d onder 5 tot en met 8 en artikel 9, tweede lid, van de regeling zijn niet van toepassing op documenten en informatiebestanden die ingevolge de selectielijst te eniger tijd voor vernietiging in aanmerking komen. Onderdeel d onder 4 is slechts van toepassing indien de in de regeling bedoelde andere bestanden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
4. In afwijking van het tweede lid is artikel 10 eerste lid, van dit besluit in zijn geheel van toepassing, indien voorafgaande aan het verstrijken van de bewaartermijn van het document of het informatiebestand de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen. Artikel 3, derde lid, van de regeling is van overeenkomstige toepassing.
5. Deze Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA is van toepassing op alle digitale documenten van OPTA.
6. De onderdelen van OPTA als bedoeld in artikel 1 onder e stellen het hoofd van de sector Informatievoorziening & Automatisering onverwijld in kennis van het ontvangen of opmaken van een digitaal document of informatiebestand die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn.
7. Het hoofd van de sector Informatievoorziening & Automatisering draagt zorg voor het onverwijld aangeven van de bewaartermijn van digitale documenten en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid; de sector doet zodra de geordende en toegankelijke staat van digitale archiefbescheiden niet kan worden gegarandeerd opgave van de noodzaak tot conversie of migratie.
8. Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het zesde lid bedoelde conversie of migratie zijn:
a. de onderdelen als bedoeld in artikel 1 onder e waar de betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen en zoals nader is uitgewerkt in de werkafspraken die geldig zijn binnen die onderdelen;
b. de onderdelen als bedoeld in artikel 1 onder e waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overgedragen digitale documenten of informatiebestanden zoals bedoeld in het tweede lid van dit artikel;
c. de sector Informatievoorziening & Automatisering, indien er volgens beide voorgaande punten geen verantwoordelijk onderdeel is.
9. Het hoofd van de sector Informatievoorziening & Automatisering draagt zorg voor de beschrijving en het beheer van de hardware en software ten behoeve van de bewaring en toegankelijkheid van digitale documenten zoals bedoeld in artikel 9 a, eerste lid, onderdeel a en b van de regeling.
10. De sector Informatievoorziening & Automatisering verleent technische ondersteuning bij de in het vijfde lid 2 bedoelde conversie en migratie en vervangt documenten volgens de in artikel 19, lid 2 van deze beheersregeling beschreven procedure wanneer bij conversie of migratie de oorspronkelijke geordende en toegankelijke staat van blijvend te bewaren documenten niet kan worden gegarandeerd.
11. De medewerker(s)/ster(s) DIV doet/doen aanbevelingen met betrekking tot wat bedoeld wordt in lid 3, 7, 8 en 9 van dit artikel.