Artikel 21

1. De voorzitter draagt zorg voor het in een zo vroeg mogelijk stadium laten selecteren van documenten en informatiebestanden voor bewaring en voor vernietiging, overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften en zoals nader is uitgewerkt in hoofdstuk 3 van het handboek.
2. Documenten en informatiebestanden die voor vernietiging zijn geselecteerd worden voorzien van een kenmerk dat de bewaartermijn aangeeft, zoals aangegeven in hoofdstuk 3 van het handboek.
3. Deze bewaartermijn wordt aangetekend in de in artikel 13 bedoelde inventaris
4. Vernietiging van documenten kan alleen plaatsvinden op grond van een in opdracht van de voorzitter opgestelde en getekende stukkenlijst. Deze stukkenlijst wordt opgesteld op basis van de selectielijst, zoals nader is uitgewerkt in hoofdstuk 3 van het handboek.
5. De voorzitter draagt zorg voor het actueel laten houden van de selectielijst.
6. De voorzitter draagt zorg voor het onderhouden van de selectielijst bij reorganisatie, externe verzelfstandiging of opheffing van OPTA of van onderdelen van OPTA.
7. Bij herziening van de selectielijst draagt de voorzitter er zorg voor dat de afdelingen worden geconsulteerd bij het vaststellen van de waarderingen en dat de vaststelling van de selectielijst geschiedt volgens de vaststellingsprocedure zoals bedoeld in artikel 3, 5 en 9 lid 1 van de wet en artikel 2-5 en 8 van het besluit .
8. Vernietiging van documenten en informatiebestanden wordt uitgevoerd door de sector Informatievoorziening & Automatisering of door de onderdelen van de organisatie waarvan de voorzitter heeft bepaald dat zij zelf verantwoordelijk zijn voor het beheer van hun documenten.
9. Documenten die volgens de selectielijst voor blijvende bewaring in aanmerking komen, moeten worden overgebracht zoals bedoeld in artikel 12, 13 en 15 van de wet en artikel 9 en 10 van het besluit en zoals nader is uitgewerkt in hoofdstuk 3 van het handboek.
10. Bij overbrenging van blijvend te bewaren documenten naar het rijksarchief moet er door de voorzitter een verklaring van overbrenging worden getekend zoals bedoeld in artikel 9 en 10 van het besluit en zoals nader uitgewerkt in hoofdstuk 3 van het handboek.