Artikel 7

1. De samenwerkingspartners dragen volledige zorg voor een correcte, inzichtelijke en controleerbare administratie die voldoet aan alle daartoe gestelde eisen zoals vervat in deze subsidieregeling en de ‘Regeling cofinanciering sectorplannen’ van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.
2. De samenwerkingspartners zullen alle wijzigingen in de uitvoering van het projectplan schriftelijk tijdig voorleggen aan het bestuur. Het is ter beoordeling van het bestuur of wijzigingen in de uitvoering van het projectplan kunnen worden gehonoreerd.
3. De beoordeling of kosten worden gesubsidieerd, op basis van de door de samenwerkingspartners aangeleverde declaraties en bewijsstukken is voorbehouden aan het bestuur.
4. De samenwerkingspartners dragen zorg voor juiste en tijdige aanlevering van declaraties en bewijsstukken op aangeven van het bestuur.
5. Voor de financiële verantwoording van externe kosten geldt de volgende bewijsvoering en minimale eisen:
a) Een gewaarmerkte kopie factuur van de geleverde producten en of diensten. De factuur is eenduidig te relateren aan activiteiten uit het projectplan. De factuur is op naam gesteld van de samenwerkingspartners of een daartoe behorend bevoegd gezag. De factuur voldoet aan alle fiscale en boekhoudkundige eisen.
b) Een gewaarmerkt betaalbewijs van de onder artikel 6.5 sub a genoemde factuur. Het betaalbewijs betreft een bankafschrift of een print screen van een online betaalsysteem op basis waarvan eenduidig kan worden vastgesteld dat de kosten zijn betaald.
c) Een bewijs dat de prestatie (product en of dienst) waarvoor betaald is ook daadwerkelijk geleverd is. Dit kan onder meer zijn: – Een bewijs van deelname in het geval van een opleiding;
– Een pakbon in het geval van een geleverd product;
– Rapporten, notulen, gespreksverslagen, communicatie in he geval van advies- en begeleidingsdiensten;
– Communicatiemateriaal in het geval van communicatie activiteiten.
– Een bewijs van deelname in het geval van een opleiding;
– Een pakbon in het geval van een geleverd product;
– Rapporten, notulen, gespreksverslagen, communicatie in he geval van advies- en begeleidingsdiensten;
– Communicatiemateriaal in het geval van communicatie activiteiten.
d) Een ordentelijk doorlopen inkoopprocedure met de daarbij behorende bewijsstukken. Dit kan onder meer zijn: – Een gepubliceerde en/ of verstuurde uitvraag naar producten en/ of diensten
– Een gepubliceerde en/ of verstuurde procedure en beschrijving (bestek)
– De ontvangen inschrijvingen van leveranciers
– Een vergelijking van de inschrijvingen en een voorgenomen keuze
– Een besluit en gunning van de opdracht
– Een gepubliceerde en/ of verstuurde uitvraag naar producten en/ of diensten
– Een gepubliceerde en/ of verstuurde procedure en beschrijving (bestek)
– De ontvangen inschrijvingen van leveranciers
– Een vergelijking van de inschrijvingen en een voorgenomen keuze
– Een besluit en gunning van de opdracht
6. De samenwerkingspartners dragen zorg voor een correcte waarmerking van de factuur en het betaalbewijs doordat:
a) een betrokken en daartoe bevoegde functionaris namens de eigenaar van het document een handtekening en de datum van waarmerking op de kopie van het document plaatst;
b) de functionaris noteert zijn/haar naam op de kopie van het document onder de handtekening en datum;
c) daarbij wordt aangegeven dat het gaat om een ‘kopie van het origineel’.
7. Voor de financiële verantwoording van interne kosten geldt de volgende bewijsvoering en minimale eisen:
a) een gewaarmerkte kopie van de arbeidsovereenkomst van de persoon in kwestie
b) een rechtsgeldig namens het bevoegd gezag van het schoolbestuur in kwestie ondertekend addendum op deze arbeidsovereenkomst, waarin het schoolbestuur verklaart dat de persoon in kwestie voor een nader aangegeven percentage van het dienstverband in kwestie wordt ingezet ten behoeve van de samenwerkingspartners en/of het regionaal transfercentrum onder vermelding van de activiteiten die de persoon in kwestie zal verrichten. Dit percentage dient lager te zijn dan 100.
8. Voor de verantwoording van de hierna sub a en b bedoelde deelnemers gelden de volgende minimale eisen:
a) Voor alle deelnemers in het projectplan in de vorm van werk tot werk te begeleiden onderwijspersoneel waarvoor subsidie wordt aangevraagd en kosten worden gedeclareerd worden de volgende gegevens vastgelegd en opgenomen in de declaratie, waartoe de deelnemers in kwestie toestemming verlenen, één en ander met inachtneming van de Wet bescherming persoonsgegevens en de Wet op de privacy: – Naam
– Geslacht
– BSN of sofinummer
– Geboortedatum
– (voormalig) Werkgever
– Nieuwe werkgever (indien van toepassing)
– Aan welke werk naar werk activiteiten heeft de deelnemer deelgenomen
– Startdatum van de activiteiten
– Einddatum van de activiteiten
– Naam
– Geslacht
– BSN of sofinummer
– Geboortedatum
– (voormalig) Werkgever
– Nieuwe werkgever (indien van toepassing)
– Aan welke werk naar werk activiteiten heeft de deelnemer deelgenomen
– Startdatum van de activiteiten
– Einddatum van de activiteiten
b) Voor alle sub a bedoelde deelnemers in het projectplan waarvoor subsidie wordt aangevraagd en kosten worden gedeclareerd worden de volgende bewijsstukken aangeleverd: – Kopie ID bewijs
– Getekende deelnameverklaring (conform het format van de Stichting Participatiefonds
– Kopie ID bewijs
– Getekende deelnameverklaring (conform het format van de Stichting Participatiefonds
c) Declaraties met betrekking tot van werk naar werk trajecten worden door de samenwerkingspartners gebundeld per kwartaal achteraf bij het bestuur ingediend.