Artikel 11

1. Archiefwaardige dossiers worden geregistreerd in het archiefsysteem.
2. Een dossier dat digitaal moet worden bewaard wordt opgenomen in het archiefsysteem.
3. Dossiervorming geschiedt zodanig,
– dat het conform de ordeningsstructuur (het classificatieschema) is;
– dat selectie op eenvoudige wijze kan geschieden in overeenstemming met de vastgestelde selectielijst;
– dat dat alle archiefwaardige documenten (records), die op één zaak betrekking hebben, worden samengevoegd in één dossier, tenzij dat niet doelmatig is;
– dat gebruik wordt gemaakt van uniforme dossieromschrijvingen.
4. Bij de registratie van de archiefwaardige dossiers worden de voorschriften gevolgd zoals beschreven in de werkinstructie.
5. In het metagegevensschema wordt beschreven welke metagegevens moeten worden vastgelegd bij de registratie van dossiers.
6. Als een dossier eenmaal is afgesloten, blijft het (documenten en metagegevens) in principe onveranderlijk.
Alleen op grond van zwaarwegende argumenten kan een afgesloten dossier tijdelijk heropend worden.
7. De volledigheid van dossiers wordt gewaarborgd aan de hand van een inhoudslijst (documentsoortenlijst).