Artikel 18

1. Het COA vernietigt archiefbescheiden alleen op grond van een vastgestelde selectielijst.
2. De beheerder draagt er zorg voor dat de selectie en vernietiging van archiefbescheiden correct wordt uitgevoerd met inachtneming van de selectielijst.
3. Archiefbescheiden worden vernietigd zodra de bewaartermijn volgens de selectielijst is verstreken.
4. Archiefbescheiden worden volledig en onherroepelijk vernietigd, inclusief metagegevens.
5. De vernietiging van archiefbescheiden vindt in principe jaarlijks plaats.
6. het vernietigen van archiefbescheiden gebeurt alleen als de vernietiging formeel is goedgekeurd door de proceseigenaar die de eigenaar is van de archiefbescheiden van dat proces.
7. Van de vernietiging wordt een verklaring van vernietiging opgesteld die wordt ondertekend door de proceseigenaar. Deze verklaring is een permanent te bewaren archiefstuk.
8. Bij de selectie en vernietiging van archiefbescheiden worden de voorschriften gevolgd zoals beschreven in de werkinstructie.
9. De te vernietigen archiefbescheiden worden aangeboden aan een daartoe gecertificeerd bedrijf dat garant staat voor een juiste vernietiging van de archiefbescheiden.
10. De beheerder is belast met het ontwerpen en onderhouden van de selectielijst.
11. De selectielijst wordt ontworpen en vastgesteld volgens de archiefwetgeving en de productbeschrijving van het Nationaal Archief.
12. De maximale geldigheidsduur van de selectielijst is twintig jaar vanaf de vaststelling. Onderhoud van de selectielijst vindt eerder plaats bij een ingrijpende reorganisatie, externe verzelfstandiging of opheffing van (onderdelen van) het COA.