Artikel 17

1. Het bestuur beslist over vervanging van archiefbescheiden door reproducties.
2. Het bestuur verschaft in het besluit tot vervanging, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten van het toegepaste vervangingsproces:
– de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt;
– de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur;
– voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;
– de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit;
– de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk;
– de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten;
– het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;
– de kwaliteitsprocedures.
3. Het besluit tot vervanging wordt (krachtens art. 6 lid 2 Archiefbesluit) gepubliceerd in de Staatscourant.
4. Vervanging van archiefbescheiden door reproducties vindt alleen plaats indien de vervanging gebeurt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
5. Van de vervanging van archiefbescheiden wordt door de beheerder een verklaring opgemaakt waarin tenminste is opgenomen:
– een specificatie van de vervangen archiefstukken;
– op grond waarvan de vervanging heeft plaatsgevonden;
– op welke wijze de vervanging heeft plaatsgevonden.
De verklaring van vervanging wordt ondertekend door het bestuur. Deze verklaring is een permanent te bewaren archiefstuk.